RFQ on lyhenne sanoista Request for Quote tai Request for Quotation. Tämä on pyyntö, jonka yritys esittää, kun se haluaa palkata urakoitsijoita tekemään työtä; RFQ on pohjimmiltaan yrityksen tapa kannustaa urakoitsijoita tarjoamaan toisiaan vastaan. Yhtiö valitsee sitten yhden tarjoajista ottamaan työn vastaan.
Pienyrityksen omistaja tai yrittäjä voi myös sisällyttää lomakkeen verkkosivustolleen. Näin potentiaaliset asiakkaat voivat ottaa yhteyttä häneen pyytääkseen palveluiden tai tuotteiden hintoja. Verkkolomake voi auttaa kannustamaan potentiaalisia asiakkaita tekemään ostoksen, koska se pyytää toimia passiivisen Internet -selaamisen sijasta.
Toinen usein käytetty termi on pyyntö ehdotukselle tai RFP. Vaikka ero termien välillä voi olla hämmentävä, tarjouspyynnöt ja tarjouspyynnöt ovat pohjimmiltaan sama asia: urakoitsijan kutsu tehdä tarjous. Vaikka ajatus RFQ: sta on melko yksinkertainen, se on silti liiketoiminta -asiakirja ja on siten jaettu useisiin tärkeisiin osiin. Ensimmäistä osaa voidaan kutsua ”organisaation yleiskatsaukseksi” tai vastaavaksi, ja se sisältää taustatietoja yrityksestä.
Toinen tärkeä osa tarjouspyynnöstä on usein nimeltään “Pakolliset suoritukset”. Tässä osassa kuvataan työn lopputuotteen. Jos yritys esimerkiksi etsii sopimusteknistä kirjailijaa ohjelmistokäsikirjan laatimiseksi, käsikirja itse luetellaan tässä osiossa. RFQ voi myös kuvata kaikkia ominaisuuksia, joita yritys haluaa käsikirjan sisältävän, kuten värikuvia, tiettyjä osioita tai tietynlaista sidontaa.
Kolmas osa on oletukset ja sopimukset. Tässä kuvataan työn ehdot, kuten hankkeen budjetti, tarjousraja, millaisia matkakuluja tai päivärahoja yritys tarjoaa, tuotteen tai materiaalien hyväksymisprosessi ja niin edelleen. Tekemällä tarjouksen urakoitsija hyväksyy nämä ehdot. Tarjouspyyntö tarjoaa myös tietoja, joita urakoitsijat voivat käyttää tarjouksen laatimisessa. Nämä tiedot voivat sisältää tarjouksen jättämisen määräajan, tiedot, jotka tarjousasiakirjoissa tai ehdotuksessa on otettava huomioon, ja tekijät, jotka määrittävät, minkä tarjouksen yritys valitsee.