Jotta sähköpostiviestejä voitaisiin käsitellä tasaisesti eri verkoissa, kuten Internetissä, on suunniteltu yksinkertainen sähköpostinsiirtoprotokolla (SMTP), joka on sähköpostinvaihdon vakioprotokolla. Palvelintasolla SMTP vastaa sähköpostin lähettämisestä ja vastaanottamisesta välityspalvelimien välillä, jotka reitittävät postin verkon kautta määränpäähänsä. Asiakas (käyttäjä) tasolla useimmat ihmiset yhdistävät SMTP: n vain sähköpostin lähettämiseen, ja lähtevän postipalvelimen osoite on usein smtp. [Thedomain] .com. Saapuvan postipalvelimen osoite voidaan kuitenkin nimetä hakuprotokollan mukaan, kuten Post Office Protocol 3 (POP3), pop3. [Thedomain] .com tai Internet Message Access Protocol (IMAP), imap. [Thedomain] .com .
Internet -palveluntarjoajat (ISP) tarjoavat asiakkailleen yleensä POP3 -osoitteen. Todennus vaaditaan postin keräämiseksi saapuvan postin palvelimelta, ja se tapahtuu sähköpostiosoitteen ja siihen liittyvän salasanan muodossa. Tämä voi olla vain sähköpostin oma salasana tai tilille määritetty salasana. Vain yksi asiakas voi käyttää POP3 -postilaatikkoa kerrallaan, ja kun posti on kerätty, se poistetaan automaattisesti palvelimelta.
Vaikka POP3 on tehokas, se ei ole aina kätevä. IMAP -protokolla mahdollistaa postin hakemisen palvelimelta jättäen kopiot taakse. Tämä on kätevää ihmisille, jotka keräävät postia useilta asiakkailta tai sijainneilta. Esimerkiksi IMAP -protokollaa käyttämällä käyttäjä voi kerätä henkilökohtaisia sähköpostiviestejä työssään pysyäkseen ajan tasalla asioista, sitten poistaa sen työkoneesta ja kerätä sen uudelleen kotoa vastatakseen. Kotisähköpostiohjelma voidaan sitten määrittää poistamaan sähköpostit palvelimelta.
Ne, jotka käyttävät henkilökohtaisia digitaalisia avustajia (PDA), matkapuhelimia ja muuta henkilökohtaista elektroniikkaa, joilla on sähköpostin käyttö- ja IMAP -tuki, arvostavat myös sitä, että he voivat tarkistaa sähköpostin ilman, että prosessi poistaa postin palvelimelta. Vaikka joihinkin viesteihin voidaan vastata nopeasti peukalonäppäimistöllä, pidemmät vastaukset kirjoitetaan helpommin tavallisesta tietokoneesta myöhemmin. IMAP -protokollan avulla saapuvan postipalvelimen posti voidaan myös merkitä tai merkitä eri tilojen tai olosuhteiden osoittamiseksi. Kerätyt sähköpostit voidaan esimerkiksi merkitä luetuiksi.
POP3 liittyy useimmiten Internet-palveluntarjoajan sähköpostipalveluun, kun taas IMAP-protokollaa käyttävät yleensä verkkopohjaiset sähköpostipalvelut. IMAP-joustavuutta voidaan käyttää useimpien POP3-tilien kanssa, mutta käyttämällä IMAP-tuettua sähköpostiohjelmaa. Nykyään suosituimmat sähköpostiohjelmat tukevat sekä POP3- että IMAP -protokollia.