Sähköinen arkisto voi olla joko vertauskuva järjestelmästä, jolla asiakirjat ja muut tiedot tallennetaan sähköiselle tietovälineelle, kuten tietokoneen kiintolevylle, tai se voi viitata todelliseen ohjelmistoon, joka auttaa luomaan ja ylläpitämään sähköisiä tietueita. Monta kertaa sähköiseen arkistokaappiin viitataan keinona tallentaa fyysiset asiakirjat digitaalisesti asiakirjojen löytämisen tehostamiseksi tai fyysisten tietueiden tarvitseman tilan minimoimiseksi. Sähköisen arkistointijärjestelmän avulla useat käyttäjät voivat käyttää tietoja samanaikaisesti ilman, että he kokoontuvat fyysisen arkistokotelon eteen, ja myös tehdä sen sisältämät tiedot saataville etäyhteyden kautta verkkoyhteyksien kautta.
Ei ole olemassa yhtä ainoaa määritelmää siitä, mitä sähköinen arkistokaappi todellisuudessa on; sen sijaan termi viittaa yleisesti sähköisen tallennuksen käyttämiseen tavalla, joka vastaa fyysistä arkistokoteloa. Yksinkertaisesti tietokoneen kiintolevyn yksittäinen hakemisto, joka sisältää joitakin asiakirjoja tai muita tiedostoja, on käytännössä elektroninen tiedostokaappi, koska tiedostot ovat erillisiä, indeksoituja ja joskus haettavissa käyttöjärjestelmän ominaisuuksien kautta. Hyvin kehittynyt sähköinen arkistointijärjestelmä voisi käyttää relaatiotietokantojen hallintajärjestelmää (RDBMS), jonka avulla käyttäjät voivat olennaisesti luokitella jokaisen tiedon kehykseen, joka voi sitten etsiä tai palauttaa tiedot tietyllä tavalla.
Käytettäessä sähköistä arkistokaappia on monia vaihtoehtoja, joita fyysinen kaappi ei voi tarjota. Koko arkistokaappi voidaan koosta riippuen kopioida digitaaliseen laitteeseen tai CD -levylle, jolloin se voidaan varmuuskopioida, siirtää tai kuljettaa helposti. Se voidaan myös asettaa saataville verkon kautta, jotta useat käyttäjät voivat käyttää sitä sijainnista riippumatta. Sähköisen arkistointijärjestelmän tiedot voidaan suojata salasanalla tai salata lisäsuojaksi. Joissakin tapauksissa sähköisen järjestelmän asiakirjoista voidaan helposti etsiä tiettyjä avainsanoja, jolloin joidenkin tietojen löytäminen on helpompaa kuin fyysisen kaapin kanssa.
Joitakin sovelluksia, jotka yrittävät tarjota täydellisen hallintajärjestelmän tiedoille ja asiakirjoille, voidaan kutsua sähköiseksi arkistokaappiohjelmistoksi. Näitä ovat usein tietokannan kaltaiset ominaisuudet ja vaihtoehdot verkkokäyttöön tai raporttien luomiseen. Joissakin tapauksissa sovellus voi indeksoida kokonaisia asiakirjasarjoja, jotta ne voidaan helposti tutkia graafisen käyttöliittymän (GUI) kautta.
Joskus sähköisen arkistokaapin käytön yhteydessä voi ilmetä ongelmia. Yksi on se, että jos tiedot on haettu verkkolähteistä, asiakirjojen tallentamiseen ilman tekijöiden lupaa saattaa liittyä tekijänoikeusongelmia. Toinen ongelma, erityisesti aloilla, joilla on vahvat yksityisyyslainsäädännöt, on se, että perus sähköinen arkistokaappijärjestelmä ei välttämättä tarjoa kaikkia pakollisia turvallisuus- ja yksityisyyspisteitä, mikä tarkoittaa, että tehokkaampi, toimialakohtainen sähköisen tietueen järjestelmä saattaa joutua käytetään arkaluonteisiin tietoihin.