Elektroninen tiedonsiirto on työkalu, jota käytetään helpottamaan tietojen siirtämistä kahden erillisen järjestelmän välillä. Tämän tyyppiseen tiedonvaihtoon liittyy useita sääntöjä ja protokollia, jotka on koordinoitava etukäteen. Yleisin syy sähköisen tiedonsiirron perustamiseen on tarjota turvallinen ja edullinen tapa tarjota arkaluonteisia tietoja joko asiakkaalle tai liikekumppanille. Tällaista tiedonsiirtoa esiintyy usein pankki-, julkishallinto- tai muilla aloilla, joilla vaaditaan paljon yksityiskohtia.
Sähköisen tiedonsiirron luomiseksi toimittajan ja vastaanottajan on oltava usein yhteydessä. Tämäntyyppinen projekti kestää tyypillisesti neljästä kuuteen viikkoa omistautunutta työtä molemmin puolin. Kummankin osapuolen tulisi rakentaa projektiryhmä, johon kuuluu kehittäjä tai ohjelmoija, jolla on kokemusta ohjelmistosta, joka vastaanottaa tai lähettää datatiedoston. Lisäksi turva- tai infrastruktuurihenkilöstön on usein määritettävä, miten tietoja vaihdetaan ja mitkä suojausprotokollat on otettava käyttöön molemmin puolin.
Ensimmäinen askel sähköisen tiedonsiirron kehittämisessä on tunnistaa lähetettävän tiedoston muoto ja ulkoasu. Tämä sisältää tarkat tiedot, jotka toimitetaan tiedostoon, voimaantulopäivä ja kuinka usein tiedosto lähetetään. Esimerkiksi kirjaston julkaisijalta ostamien kirjojen datatiedoston on sisällettävä tunnistenumero, määrä, määrä, valuutta, ostopäivä, asiakastilin numero ja yksilöllinen tiedostotunniste. Muoto voi vaihdella, mutta usein pilkulla erotetut arvot (CSV) tai teksti (TXT).
Kun muoto on vahvistettu, tietojen asettelu on tarkistettava. Sähköisessä tiedonsiirrossa tiedosto ladataan tyypillisesti suoraan tietokonejärjestelmään. Ohjelman on käännettävä tiedoston jokainen sarake oikeaan kenttään. Tämä käännös on usein melko aikaa vievää, varsinkin ensimmäisen tiedoston osalta. Kun malli on luotu, prosessi etenee paljon nopeammin.
Tiedoston turvallisuus ja pääsy eri järjestelmiin on seuraava ongelma, joka on käsiteltävä. Tämä saavutetaan useimmiten luomalla tiedostonsiirtosivusto tai FTP. Tämä sivusto on oikeastaan vain verkkoasema, johon pääsee Internetin kautta. Lähettäjälle annetaan käyttäjänimi ja salasana, joka voi sitten ladata tiedoston tarpeen mukaan. Vastaanottajalle ilmoitetaan, että tiedosto on saatavilla, ja hän voi sitten ladata tiedoston sivustolta ja ladata sen pääjärjestelmään.