Sähköpostialias on yksinkertaisesti sähköpostiosoite, joka luodaan ja käytetään sähköpostiosoitteen edelleenlähettämiseen. Se ei ole varsinainen käyttäjätili eikä vastaa sähköpostipalvelimen käyttäjätiliä. Se on vain nimi, jonka on oltava sähköpostiosoitteen muodossa, joka koostuu nimestä ja at -symbolista, jota seuraa verkkotunnus. Sana ”alias” tarkoittaa oletettua nimeä ja tarkoittaa nimeä tai nimiä, joilla henkilö tai yhteisö tunnetaan myös. Jotkut ajattelevat sähköpostialiaksen virtuaaliseksi sähköpostiosoitteeksi, koska lukuun ottamatta sitä tosiasiaa, että se ei vastaa todellista käyttäjätiliä, se toimii kaikin tavoin kuin todellinen sähköpostiosoite.
Sähköpostialiaksen luomiseen on monia hyviä syitä, ja tähän on olemassa erilaisia tapoja. Jotkut oikeat sähköpostiosoitteet ovat melko pitkiä ja niitä voi olla vaikea muistaa. Tämä pätee erityisesti työnantajan antamaan osoitteeseen, koska yksi tyypillinen sähköpostiosoitteiden muoto on työntekijän etunimi, jota seuraa piste, jota seuraa hänen sukunimensä, at -symboli ja yrityksen verkkotunnus. Jos henkilöllä on pitkä nimi tai nimi, jota ei ole helppo muistaa tai kirjoittaa, hän voi ehkä käyttää sähköpostialiaksia, joka on paljon helpompi muistaa ja jonka pituus on lyhyempi kuin varsinainen tili.
Toinen syy, miksi henkilö saattaa haluta luoda aliaksen, on antaa yleinen julkinen sähköpostiosoite. Tämä on yleinen käytäntö monille verkkovastaaville, jotka usein tarjoavat vierailijoille sivustoja, joista he ovat vastuussa, tapaa ottaa heihin yhteyttä sähköpostitse. Jotkut yritykset haluavat myös käyttää sähköpostialiasta, johon verkkosivuston kävijät voivat lähettää yleisiä kysymyksiä tai yleisiä tietopyyntöjä. Esimerkiksi sivuston verkkovastaava voi määrittää sähköpostialiaksen “webmaster@”, jota seuraa verkkotunnus, ja yleiset kyselyt voidaan lähettää osoitteeseen “info@” ja sen jälkeen verkkotunnuksen nimi.
Yksi suosittu tapa luoda alias on käydä verkkosivuston isäntäyrityksen ohjauspaneeli, jos sellaista tarjotaan. Yleensä on olemassa sähköpostivaihtoehto, joka mahdollistaa todellisten käyttäjätilien luomisen sekä sähköpostin aliaksen, josta posti lähetetään edelleen. Kun sähköpostialias luodaan, siihen on liitettävä tietty toiminto, kuten edelleenlähetys, koska se ei ole todellinen erillinen tili, joka voi “pitää” postia postipalvelimella. Alias on kätevä useista syistä: sillä voi olla useita vastaanottajia, se voi auttaa suojaamaan tai piilottamaan varsinaista käyttäjätiliä, se ei vie tilaa sähköpostipalvelimella kuten varsinainen käyttäjätili, ja se voidaan poistaa menettämättä postia, joka on jo lähetetty oikeaan osoitteeseen.