Sähköpostin isännöinti on erittäin arvokas resurssi näinä päivinä, sillä sähköpostipalvelujen kysyntä on räjähtänyt ja valtava määrä ihmisiä, jotka lähettävät ja vastaanottavat sähköpostiviestejä päivittäin. Se voi olla erittäin houkutteleva vaihtoehto yrityksille, erityisesti keinona saada uusia asiakkaita.
Tätä palvelua tarjoavilla yrityksillä on välttämättä suuria palvelinresursseja. Tästä syystä: Sähköpostin isännöinti on mahdollisesti erittäin suuri yritys riippuen siitä, kuinka monta kelloa ja pilliä tarjotaan. Se tarkoittaa, että yritys tarjoaa suorittaa sähköpostitoimintoja asiakkailleen. Nämä toiminnot voivat olla yhtä yksinkertaisia kuin lähettää ja vastaanottaa ja yhtä monimutkaisia kuin tietokannan käsittely ja maailmanlaajuinen haku.
Hyväksymällä sähköpostin isännöinnin tarjoamisen yrityksen on välttämättä hyväksyttävä asiakkaidensa sähköpostitilien turvallisuus sekä palvelimien luotettavuus, joihin kyseiset sähköpostitilit tallennetaan. On yleinen käytäntö, että hosting -palveluja tarjoava yritys tallentaa asiakkaidensa sähköposti -arkistot omille palvelimilleen. Koska sähköposti on aina päällä, tätä tarjoavan yrityksen on myös oltava aina päällä.
Sähköpostin ylläpitoa tarjoavat suuret ja pienet yritykset. Palvelua tarjoavat tunnetut yritykset, kuten Yahoo !, Google ja Microsoft. Näiden yritysten tarkoituksena on tarjota sähköpostiviesti askeleena kohti käyttäjien rekisteröimistä entistä useammille palveluille. Yahoo! ja erityisesti Microsoft tarjoaa niin paljon palveluja, että jotkut käyttäjät voivat täyttää kaikki verkkotarpeensa poistumatta koskaan näiden palveluntarjoajien ylläpitämistä sivuista.
Kun tällaiset suuret yritykset tarjoavat, sähköpostipalvelut ovat yleensä ilmaisia peruspalvelupaketille. Monimutkaisemmat tarpeet, erityisesti sähköpostiviestien tallennus, maksavat rutiininomaisesti lisämaksua. Jotkut pienemmät yritykset tarjoavat ilmaisen sähköpostin isännöinnin; muut veloittavat siitä. Saatavilla olevien uskomattomien vaihtoehtojen ansiosta se on ostajan markkina.
Sähköpostin isännöinti käyttää yleisesti Web-käyttöisiä sähköpostiohjelmia tai verkkosivustoja. Perinteinen sähköpostin käyttö yksittäisillä tietokoneilla olevien sovellusten kautta on harvinaista tällä alalla. Sellaisena yleinen käytäntö, että siirrytään verkkoon lataamaan sähköpostiviestejä, vastaamaan näihin viesteihin offline-tilassa ja muodostamaan sitten yhteyden uudelleen vastausten lähettämiseksi näihin viesteihin, ei ole mahdollista, kun käytetään Web-yhteyttä. Tämän kääntöpuoli on, että käyttäjät eivät ole sidottuja henkilökohtaisiin tietokoneisiinsa, koska he tarvitsevat vain sähköpostin lähettämiseen ja vastaanottamiseen tietokoneen ja Internet -yhteyden.