Kuten monien muidenkin elämää helpottavien innovaatioiden kohdalla, sähköpostista on nyt tullut monimutkainen monille ihmisille. Sähköpostitilistä on tullut henkilökohtaisen ja ammatillisen viestinnän uusi ”postilaatikko”, ja edeltäjänsä tavoin se näyttää kasvavan lakkaamatta. Jotkut sähköpostit voivat sisältää tärkeitä tai ajankohtaisia tietoja, kun taas toiset pyytävät henkilökohtaisia vastauksia tai päivityksiä. Vaikka sähköpostin ylikuormituksesta voi joillekin meistä tulla 800 kilon gorilla, toiset ovat löytäneet helpotusta sähköpostin konkurssiksi kutsutulla prosessilla.
Sähköpostin konkurssin julistaminen tarkoittaa koko sähköpostitilin tyhjentämistä ja aloittamista uudestaan. Sähköpostin konkurssi voi tuntua äärimmäiseltä toimenpiteeltä, mutta se voi myös olla vapauttava kokemus niille, jotka tuntevat painetta kerääntyneiden sähköpostipinojen takia. Vanhempiin sähköposteihin vastaaminen vähentää usein muihin projekteihin ja tehtäviin käytettävissä olevaa aikaa.
Kun julistetaan sähköpostitse konkurssi, ensimmäinen askel on poistaa kaikki tärkeät yhteysosoitteet olemassa olevasta sähköpostikansiosta. Nämä osoitteet tulee kopioida ja liittää itsellesi lähetetyn sähköpostin BCC -riville. Viestin pitäisi olla lyhyt ja ytimekäs: ”Minä, John Smith, olen julistanut sähköpostin konkurssin. Poistan kaikki olemassa olevat sähköpostit tililtäni. Jos olet jo lähettänyt tärkeitä viestejä tai tiedostoja sähköpostiosoitteeseeni, lähetä ne uudelleen. ”, Tai sanat sitä varten. Yhteystietoluettelo voidaan tallentaa uuteen kansioon pikaopastusta varten.
Seuraava (ja jotkut saattavat sanoa, että tyydyttävin) askel olisi valita kaikki nykyiset sähköpostit poistettavaksi. Tämä voi olla useita satoja tai jopa tuhansia sähköpostiviestejä, mutta niistä kaikista tulee sähköinen historia. Tietenkin poistettu tili voi silti vastaanottaa uusia sähköpostiviestejä, mutta sinulla on ainakin paremmat mahdollisuudet käsitellä näitä uusia viestejä saapuessasi. Monet ihmiset, joilla on sähköpostitili, huomaavat usein, että monilla vanhemmilla tallennetuilla viesteillään ei ole juurikaan mitään merkitystä, mutta ne on pidetty käsillä ensisijaisesti velvollisuudentunteen vuoksi.
Niille, jotka harkitsevat sähköpostin konkurssia, on tärkeää kerätä yhteystiedot ja kirjoittaa sähköposti -ilmoituksesi ennen kuin suljet sähköpostitilisi pysyvästi. Asiantuntijat voivat noutaa joitain sähköposteja sähköisesti, mutta sinun on pidettävä useimmat sähköpostit kadonneina poistamisen jälkeen. Voit myös harkita vanhempien sähköpostiviestien siirtämistä toiseen tiedostoon tallennettavaksi ensisijaisen postilaatikkokansion sijaan. Tällä voi olla sama puhdistusvaikutus kuin sähköpostin konkurssilla poistamatta kokonaan vanhoja mutta silti relevantteja sähköposteja.