Ei voida kiistää sitä tosiasiaa, että sähköpostilla on olennainen rooli yritysviestinnässä lähinnä siksi, että se on yksi tärkeimmistä kanavista, joilla eri yritykset voivat muodostaa yhteyden sekä liiketoimintaan liittyviin sisäisiin että ulkoisiin yhteisöihin. Yritykset käyttävät sähköpostia sähköpostiviestintään työntekijöidensä ja muiden organisaation jäsenten kanssa. Sitä käytetään myös keinona kommunikoida asiakkaiden, toimittajien ja muiden liiketoiminnan kannalta olennaisten ihmisten kanssa.
Sähköpostin rooli yrityskommunikaatiossa on se, että sitä voidaan käyttää yrityksen perusviestintään. Johto voi ilmoittaa työntekijöille kaikenlaisista yrityksiin liittyvistä tiedoista, joita he haluavat välittää. Jos esimerkiksi yhtiökokous pidetään viikolla, yritys lähettää asianomaisille työntekijöille sähköpostiviestejä, joissa kerrotaan kokouksen aika, paikka ja tarkoitus. Aiemmin tällaista tietoa välitettiin kirjeiden, tiedotteiden ja muiden vähemmän suosittujen viestintäkeinojen kautta, mutta sähköposti on korvannut nämä kanavat ensisijaisena viestintämenetelmänä. Yksi tämän menetelmän houkuttelevista ominaisuuksista on se, että se on hetkellinen, jolloin on helppo tavoittaa suurin määrä työntekijöitä lyhyessä ajassa, ja myös se, että se on halpaa ja vähentää paperin sotkua.
Toinen sähköpostin rooli yritysviestinnässä on sen käyttö yrityksen palvelujen ja tuotteiden markkinoinnin ja myynninedistämisen keinona. Useimmat yritykset lähettävät kohdennettuja sähköpostiviestejä asiakkailleen kaikista uusista tuotteista, nykyisten tuotteiden muutoksista ja muuntyyppisistä markkinointivälineistä, joita he työskentelevät. Tämän sähköpostin roolin vaikutus yrityskommunikaatioon keskittyy myös sen arvoon edullisena keinona tavoittaa mahdollisimman suuri määrä asiakkaita ja kuluttajia nopeimmin.
Tiedostojen ja muiden tietojen jakaminen on myös sähköpostin rooli yritysviestinnässä. Yritykset voivat lähettää valtavia määriä tietoa sähköpostitse tavalla, joka ei ehkä ole niin helppoa tavallisen postin kanssa. Yritys voi esimerkiksi lähettää kuvia ja muuta tietoa asiakkaille, jotka soittavat ja kysyvät yrityksen palveluista. Olettaen, että asiakas soittaa vakuutusyhtiölle ja kysyy tuotteistaan, puhelimessa oleva edustaja saattaa pyytää asiakkaan sähköpostia lähettääkseen tietopaketteja, joihin asiakas voi päästä käsiksi välittömästi. Tällaisen paketin lähettäminen tavallisen postin kautta voi kestää useita päiviä, jolloin potentiaalinen asiakas voi muuttaa mieltään tai etsiä toista yritystä.