Vastuuvapauslauseke on sähköpostiviestin alaosaan lisätty lausunto, joka rajoittaa yrityksen vastuuta ongelman tai oikeusjutun sattuessa. Vaikka sähköpostin vastuuvapauslauseke ei estä yritystä nostamasta kannetta, se voi auttaa estämään ihmisiä haastamasta oikeuteen. Sähköpostin vastuuvapauslauseke voi myös osoittaa tuomioistuimelle, että yritys ryhtyi toimiin estääkseen ongelman esiintymisen. Yleisiä esimerkkejä sähköpostin vastuuvapauslausekkeesta ovat ne, joissa todetaan, että yritys ei ole vastuussa viruksista, jotka voivat tulla työntekijän sähköpostista, tai että sähköpostin vastaanottaja on kielletty jakamasta viestissä olevia arkaluonteisia tietoja.
Vastuuvapauslausekkeiden tyypit vaihtelevat sen mukaan, mitä vastaan yritys yrittää suojautua. Yleisiä esimerkkejä ovat luottamukselliset tiedot, yrityksen työntekijöiden toimet ja sopimusten rajoittamista koskevat säännöt. Yritykset voivat lisätä vastuuvapauslausekkeen kaikkiin sähköpostiviesteihin, joissa todetaan, että työntekijät eivät voi tehdä sopimusta ilman, että se on ensin hyväksytty yrityksen kautta, ja että yritys ei ole vastuussa, jos työntekijä lähettää viruksen tai muita sopimattomia tietoja yrityksen sähköpostijärjestelmän kautta .
Sähköpostin vastuuvapauslausekkeen idea on yksinkertaisesti todeta, että yritys on tehnyt kaikkensa estääkseen virheellisten tai vaarallisten tietojen pääsyn sähköpostijärjestelmään, mutta että yritys ei ole vastuussa, jos se tekee niin. Tämän tukemiseksi yrityksen tulisi asettaa työntekijöille politiikka, jossa on säännöt, jotka tekevät selväksi, mitä työntekijä voi ja mitä ei voi tehdä yrityksen sähköpostijärjestelmän kautta. Jos yritys viedään oikeuteen, se voi esittää sekä vastuuvapauslausekkeen että sähköpostikäytännön todisteena siitä, että se on tehnyt kaikki tarvittavat toimenpiteet estääkseen ongelmat.
Vaikka sähköpostin vastuuvapauslausekkeet voivat auttaa suojaamaan yritystä, ne eivät ole idioottivarmoja. Jos yritys rikkoo lakia tai hänet haastetaan oikeuteen, sähköpostin vastuuvapauslauseke voi suojata sitä oikeudessa tai ei. Se ei ole oikeudellinen lausunto, vaan merkki siitä, että yritys on ryhtynyt kaikkiin mahdollisiin toimiin estääkseen laittomat toimet.
Toinen tärkeä tapa, jolla yritys voi suojautua, on varmistaa, että sähköpostin vastuuvapauslauseke on lyhyt, helppo ymmärtää ja helposti tunnistettavissa, jotta se ei sekoitu sähköpostin tavalliseen tekstiin. Vastuuvapauslausekkeet, joissa on eri värinen kirjasin tai suuri kirjasinkoko, kiinnittävät huomion itseensä. Yrityksen tulisi neuvotella asianajajan tai muun oikeudellisen neuvonantajan kanssa, jos se tarvitsee apua sähköpostiviestin kirjoittamiseen. Jos yritys kokee olevansa suuressa vaarassa joutua oikeuteen, sen on ryhdyttävä muihin oikeudellisesti sitovampiin toimiin estääkseen ongelmien syntymisen.