On arvioitu, että monilla tietokoneen käyttäjillä, erityisesti suurissa organisaatioissa, voi olla 10–20 käyttäjätunnusta. Jokainen niistä vaatii oman salasanansa. Kaikkien näiden käyttäjätunnusten ja salasanojen muistaminen voi olla pelottavaa. Salasanan synkronointi on tapa tehdä tietokoneen käyttäjän elämästä hieman helpompaa synkronoimalla salasanat siten, että ne kaikki sopivat yhteen useissa järjestelmissä.
Salasanan synkronoinnin edut ovat selvät. Niillä on taipumus muistaa salasanansa helpommin. Vaikka jotkut sanovat, että yhdenmukainen salasana käyttäjälle voi heikentää suojausta, salasanan synkronointi voi itse asiassa auttaa parantamaan turvallisuutta, koska käyttäjillä on vähemmän syytä kirjoittaa salasanoja.
Vaikka salasanan synkronointi voi olla mahdollista manuaalisesti, prosessin automatisoimiseksi on kehitetty sovelluksia. Ohjelmisto toimii yleensä kahdella tavalla, läpinäkyvän prosessin tai verkkopohjaisen prosessin kautta. Läpinäkyvä salasanan synkronointiprosessi alkaa toimia, kun salasanan vaihto tapahtuu yhdessä sovelluksessa. Sitten se menee ja muuttaa kaikki muut salasanat, joille se on määritetty. Verkkopohjaisessa prosessissa käyttäjä vaihtaa salasanat Internetissä.
Virtaviivainen prosessi voi myös säästää rahaa. Jos käyttäjän on vaihdettava enintään 20 salasanaa erikseen, se voi viedä valtavasti aikaa. Usein järjestelmät vaativat käyttäjiä vaihtamaan salasanansa säännöllisesti luvattoman käytön riskin vähentämiseksi. Kuitenkin, kun salasanan synkronointi tapahtuu kerralla, käyttäjät voivat palata alkuperäiseen tarkoitukseensa paljon nopeammin. Tämä voi auttaa yritystä lisäämään tuottavuutta.
Salasanan synkronoinnin lisäksi ohjelmisto voi auttaa järjestelmänvalvojia myös muilla tavoilla. Ohjelmisto voi tunnistaa, milloin salasanan vaihto on tulossa, ja lähettää sähköpostimuistutuksen käyttäjälle. Tämä voi antaa käyttäjän hoitaa tämän hallinnollisen tehtävän aikana, jolloin he eivät ehkä ole niin kiireisiä, mikä tarjoaa käyttäjälle hieman joustavuutta.
Lisäksi, vaikka käyttäjät voivat käyttää salasanan synkronointijärjestelmää vaihtaakseen kaikki salasanansa kerralla, voi olla tilanne, jossa käyttäjän on säilytettävä salasana, joka on erillinen tai ei sama kuin muut. Salasanan synkronointiohjelmisto voi myös ottaa tämän huomioon, jolloin käyttäjät voivat vaihtaa vain halutut salasanat.