Sängynhallintajärjestelmä auttaa terveydenhuollon laitoksia, erityisesti sairaaloita, hallitsemaan potilaiden sijoittamista. Vuodehallintajärjestelmät voivat koostua vain taulukoista ja puhelimista, tai nykyaikaisemmat järjestelmät voivat koostua kehittyneistä tietokoneohjelmistoista. Erilaiset hallintajärjestelmät käyttävät erilaisia menetelmiä potilasvuoteiden hallinnan optimoimiseksi. Potilasvuoteet eivät viittaa vain fyysisiin vuoteisiin, joissa potilaat pysyvät hoidon aikana, vaan muihin potilaiden hoitamiseen tarvittaviin resursseihin.
Potilashoitoa tarjoavat terveydenhuoltolaitokset, kuten sairaalat, käyttävät sängynhallintajärjestelmiä. Sängynhallintajärjestelmän avulla laitoksen työntekijät voivat jäljittää tyhjät vuoteet, jotka ovat jääneet laitoksen eri osiin, kuten leikkaussaliin tai tehohoitoyksikköön. Kun potilaat on kuljetettava laitoksen muihin osiin tai kuljetettava erilliseen laitokseen, sängynhallintajärjestelmä auttaa määrittämään, mihin potilas lopulta sijoitetaan.
Erilaiset sängynhallintajärjestelmät koostuvat eri osista. Vanhat ja vähemmän kehittyneet järjestelmät koostuivat valkoisista taulukoista jokaisessa potilashuoneessa sekä sairaanhoitopisteissä koko laitoksessa. Nykyaikaisemmat järjestelmät koostuvat ohjelmistoista, jotka on asennettu terveydenhuollon eri tietokoneisiin, ja nämä tietokoneet kommunikoivat keskenään laitoksen tietokoneverkon kautta.
Tietokonepohjaiset sängynhallintajärjestelmät ovat peräisin useilta ohjelmistoyrityksiltä. Esivalmistetuilla järjestelmillä on omat ainutlaatuiset ominaisuutensa, mutta suuret terveydenhuoltolaitokset voivat maksaa yritykselle räätälöidyn järjestelmän terveydenhuollon ainutlaatuisiin tarpeisiin. Jotkin hallintajärjestelmät sisältävät ohjelmistoja, joita käytetään kannettavissa laitteissa, kuten älypuhelimissa tai tablet -tietokoneissa, joten työntekijät voivat käyttää sängytietoja riippumatta siitä, minne he menevät.
Eri järjestelmät käyttävät erilaisia ominaisuuksia potilasvirtojen hallintaan sängynhallintajärjestelmän tuotemerkin ja tietylle terveydenhuollon laitokselle tehtyjen mukautusten mukaan. Useimmat tietokonejärjestelmät mahdollistavat esimiehille ja muille työntekijöille reaaliaikaisen muutoksen vuodepaikkojen muutoksista laitoksen eri osissa. Järjestelmät voidaan myös määrittää lähettämään hälytyksiä eri osastoille, kun vuode on varattu, joten näiden osastojen työntekijät voivat valmistaa sängyn ja huoneen ennen potilaan saapumista.
Potilaiden sijoittaminen sänkyihin ei ole ainoa asia, jota sängynhallintajärjestelmä käsittelee. Järjestelmä auttaa myös määrittämään sairaanhoitajia potilaille ja varoittaa työntekijöitä etukäteen kaikista erityisistä valmisteluista, jotka on suoritettava ennen potilaan saapumista. Jotkut järjestelmät lähettävät reaaliaikaisia hälytyksiä asianomaisille osastoille, jos huone on puhdistettava tai tietty laite on kuljetettava huoneeseen.