Mikä on sisäinen laaduntarkastus?

Yrityksen tai organisaation sisäinen tarkastus on arvio vaatimustenmukaisuudesta. Sisäinen laaduntarkastus keskittyy yleensä olemassa olevan yrityksen laatujärjestelmän noudattamiseen, vaikka se saattaa koskea myös muita aloja, kuten lakeja ja viranomaismääräyksiä. Sisäiset laaduntarkastukset ovat ennakoiva keino määrittää valmius ulkopuoliseen tarkastukseen ja tunnistaa alueet, jotka tarvitsevat parannusta.

Yrityksessä tai organisaatiossa tapahtuu pääasiassa kolmea auditointityyppiä tai -tasoa. Ulkoisen laatutarkastuksen, jota kutsutaan myös kolmannen osapuolen auditoinniksi tai kolmannen tason tarkastukseksi, suorittaa jonkinlainen riippumaton yhteisö, kuten sääntelyvirasto. Toinen taso viittaa asiakkaiden tai loppukäyttäjien reaktioihin. Kolmas tyyppi, sisäinen laaduntarkastus, suorittaa sisäinen tarkastusryhmä.

Sisäinen laadunvalvonta on arvokas hallintatyökalu. Muista lähteistä saatu palaute, kuten asiakastyytyväisyys ja ulkoisen tarkastuksen tulokset, kuvaavat lopullisia tuloksia. Sisäinen laadunvalvonta tarjoaa johdolle keinoja tutkia yrityksen menettelytapoja sekä tuotteiden ja palveluiden tehokkuutta ennen tämän tavoitteen saavuttamista. Tarkastuksien tiheys vaihtelee kunkin yrityksen koon ja luonteen mukaan, mutta yleensä on suositeltavaa suorittaa tarkastus kerran vuodessa.

Yleensä tarkistuslista ohjaa tarkastuksen vaiheita ja yksittäisiä vaiheita. Sisäisten tarkastusten tarkistuslistat ovat kullekin yritykselle omat. Useimmat ovat hienostuneita ja täydennettyjä liiketoiminnan kasvaessa, ja monista tulee pitkiä ja yksityiskohtaisia. Oikein täytetyistä tarkistuslistoista tulee arvokas resurssi johtoryhmälle.

Useimmat tarkastukset alkavat tilintarkastajien ja johtoryhmän välisestä kokouksesta, jossa hahmotellaan prosessin laajuus ja käsitellään kysymyksiä tai huolenaiheita. Tämä vaihe toistetaan tarkastuksen lopussa keskustellakseen vaatimustenvastaisuudesta ja suositelluista korjaavista toimenpiteistä. Sisäisten laaduntarkastusten ei pitäisi keskittyä yksinomaan puutteisiin, vaan niiden on myös tunnistettava poikkeuksellisen suorituskyvyn alueet ja korostettava hyvin toimivia käytäntöjä. Tämä voi rakentaa yleistä moraalia ja johtaa yhteistyöhön ilmapiiriin tarkastusprosessin aikana.

Yksi sisäisen laatutarkastuksen tärkeimmistä vaiheista on suositella korjaavia toimenpiteitä ongelma -alueiden korjaamiseksi. Yleensä nämä suositukset eivät ole valinnaisia, ja niiden mukana on määräaika noudattamiselle. Tarkastuksen katsotaan olevan valmis, ennen kuin tarkastusryhmä on korjannut nämä asiat ja tutkinut ne uudelleen.