Nykyaikaista yritystä ruokkii enemmän kuin mikään muu hyödyke. Sähköisesti luodun median alku on muuttanut taloutemme tietotalouteen, ja suurimpien yritysten sisältö on joissakin tapauksissa useita teratavuja. Jos tämän päivän Fortune 500 -yrityksellä olisi kaikki tiedot painetussa muodossa, se tarvitsisi armeijan arkistovirkailijoita vain seuratakseen kaikkea.
Monilla organisaatioilla on sekä sisäisiä että ulkoisia web -läsnäoloja, jotka molemmat voivat sisältää valtavia määriä säännöllisesti päivitettävää tietoa. Web-sisällönhallinta on tärkeä sisällönhallinnan osajoukko, ja se viittaa ohjelmiin ja laitteisiin, joita käytetään tämän verkkopohjaisen sisällön hallintaan.
Sisällönhallintajärjestelmät ovat sähköisiä järjestelmiä, jotka ottavat ja järjestävät tietoja siten, että ne voidaan noutaa, hakea ja päivittää helposti ja jakaa koko organisaatiossa. Perusainesosa on tietokantatekniikka, vaikka CMS on enemmän kuin tietokanta; se sisältää hienostunutta hakutekniikkaa ja porrastettuja tallennusmekanismeja, jotka voivat muuttaa sisällön erityyppiseksi laitteistopohjaiseksi tallennukseksi (CD-ROM, nauha jne.) sen mukaan, kuinka usein sitä käytetään.
CMS: n on myös tarjottava korkeatasoinen asiakirjojen yhteentoimivuus, koska se on tarkoitettu kaikenlaisten tietojen hallintaan muodosta riippumatta. Toisin sanoen kaikki asiakirjat, mukaan lukien tekstinkäsittelyasiakirjat, laskentataulukot, tietokannat, .PDF-tiedostot ja muut tiedostotyypit, on luokiteltava ja niihin on viitattava siten, että kaikki asiaankuuluvat tiedot ovat saatavilla hakua suoritettaessa. alkuperästä tai muodosta. Lisäksi sisällönhallintajärjestelmien yhteentoimivuudesta on tullut välttämätöntä, jotta useat organisaatiot ja valtion virastot voivat tarvittaessa jakaa tietoja, vaikka ne käyttäisivät erilaisia järjestelmiä.
Vaikka tietojen jakamisella on nykypäivän tietotaloudessa suuri merkitys, sisällönhallintajärjestelmän on otettava huomioon myös valtuutus ja tarjottava mahdollisuus, jolla järjestelmänvalvoja voi määrittää, mitkä vastaanottajat voivat saada pääsyn mihin tahansa sisältöön. Asiakirjojen käyttöoikeudet olisi voitava asettaa yksittäisen käyttäjän tasolle.
Muita tärkeitä sisällönhallintajärjestelmän osia ovat kyky kaapata helposti suuria asiakirjamääriä automaattisesti, mahdollisuus käyttää asiakirjoja uudelleen ja koota ne uusiksi asiakirjoiksi sekä mahdollisuus luoda työnkulku, joka heijastaa asiakirjojen riippuvuuksia toisistaan. Lopuksi moniin sisällönhallintajärjestelmiin kuuluu yhteistyöominaisuuksia, joiden avulla useat eri paikoissa olevat työntekijät voivat tehdä yhteistyötä asiakirjojen luomisessa tai muokkaamisessa sekä hallita asiakirjojen muutoksia ja tarkistuksia. CMS -yhteistyötekijä varmistaa myös, että kaikki tiettyyn projektiin liittyvät tiedot synkronoidaan ja jaetaan jokaiselle projektitiimin jäsenelle ajoissa.