Sopimusehdotukset ovat asiakirjoja, jotka myyjä tai toimittaja on valmistellut tietyn asiakkaan liiketoiminnan turvaamiseksi. Usein nämä ehdotukset valmistetaan vastauksena mahdollisen asiakkaan kyselyyn. Minkä tahansa sopimusehdotuksen perimmäisenä tavoitteena on luoda toimittajan ja asiakkaan välinen sopimussuhde, joka on voimassa pitkään.
Kaikenkokoiset yritykset käyttävät joskus ostovoimaansa saadakseen erikoishintoja eri toimittajilta tai toimittajilta. Vaikka suuret yritykset käyttävät tätä lähestymistapaa rutiininomaisesti, pienemmät yritykset yhdistyvät toisinaan osuuskunniksi tai yhteenliittymiksi yhdistääkseen ostovoimansa parempaan hintaan. Molemmissa näissä skenaarioissa ei ole epätavallista, että yritys antaa RFP: n eli ehdotuspyyntöä valitulle määrälle mahdollisia toimittajia. Toimittaja, joka vastaa sopimusehdotuksella, joka tarjoaa asiakkaalle eniten hyötyä, yleensä turvaa liiketoiminnan ja toivottavasti muodostaa pitkän aikavälin suhteen näiden kahden välillä.
Tyypillinen sopimusehdotus sisältää useita tärkeitä tietoja. Ensinnäkin asiakirjassa esitetään hinnoittelu, joka perustuu asiakkaan tarpeisiin. Ei ole epätavallista, että hinnoittelu on pienempi kuin julkinen hinnoittelu, joka tarjotaan asiakkaille, joilla ei ole samaa ostovoimaa. Monet toimittajat ja myyjät sisältävät myös ns. Tasohinnoittelun, joka on yksinkertaisesti hinnoitteluaikataulu, joka tarjoaa asiakkaalle ylimääräisiä hintakatkoja, jos heidän tuotteensa kulutus tietyn ajan kuluessa ylittää tietyn määrän.
Asianmukainen sopimusehdotus sisältää myös yksityiskohtaisen tuen, jota toimittaja tarjoaa asiakkaalle. Tämä voi sisältää esimerkiksi tilausten käsittelymenettelyt, takuut tavaroiden tai palvelujen toimittamisesta tietyn ajan kuluessa ja palautusmenettelyt. Hinnoittelun ohella palvelujen laajuuden huomioon ottaminen voi usein vaikuttaa suuresti siihen, onko yritys turvata yritys.
Sopimusehdotuksen kesto on myös tärkeä. Tietyn alkamis- ja päättymispäivän tunnistaminen antaa asiakkaalle mahdollisuuden ymmärtää, kuinka kauan sitoumus on voimassa. Tilanteiden sisällyttäminen tilanteisiin, joiden avulla kumpikin osapuoli voi mitätöidä sopimuksen, auttaa myös suojaamaan sekä myyjän että toimittajan oikeuksia ja velvollisuuksia. Monet sopimusehdotusmuodot sisältävät myös määräyksiä, jotka mahdollistavat sopimuksen automaattisen jatkamisen, jos molemmat osapuolet hyväksyvät tämän vaihtoehdon.
Ei ole yhtä oikeaa tapaa tehdä sopimusehdotusta. Lopullinen muoto riippuu suuresti sen määrittämisestä, mikä todennäköisesti houkuttelee asiakasta ja ansaitsee liiketoimintaa. Vaikka tarjouspyynnön käyttäminen tiekartana ehdotuksen valmistelussa on aina paras vaihtoehto, tilanteissa, joissa ei ole ehdotusohjeita, toimittajien on tutkittava yksityiskohtaisesti asiakkaan luonne ja tarpeet. Ihannetapauksessa tutkimus antaa toimittajalle mahdollisuuden laatia ja esittää sopimusehdotus, joka vastaa asiakasta ja mahdollistaa pitkäaikaisen suhteen luomisen, joka hyödyttää molempia osapuolia.