Termiä sopimushallinta käytetään tyypillisesti hankinta- tai hankintayksiköissä. Osana hankintaosaston vastuuta johtaja neuvottelee, hyväksyy ja allekirjoittaa sopimukset tavaroiden ja palvelujen toimittajien kanssa organisaatiolle. Sopimushallinta on prosessi, jolla varmistetaan, että toimittaja noudattaa neuvoteltuja sopimusehtoja. Vaikka hankintojen rooli neuvotteluprosessissa on olennainen osa kustannustenhallintaprosessia, sopimushallinnassa todelliset säästöt joko saavutetaan tai jätetään käyttämättä.
Tehokkaat sopimushallintatavat johtavat alhaisempiin käyttökustannuksiin, tehokkaaseen palveluun ja vahvempaan neuvottelukykyyn seuraavan neuvottelukierroksen aikana. Sopimushallintaan kuuluu sopimuksen noudattamisen varmistaminen, toimiminen ensisijaisena yhteyshenkilönä palveluun ja riitojenratkaisuun liittyvissä asioissa sekä sopimukseen neuvoteltujen maksujen tai ehtojen hallinta. Yleensä sopimusten hallinta voidaan jakaa kolmeen pääalueeseen: kynnysarvot, alennukset ja suorituslausekkeet.
Kynnys on termi, jota käytetään määrittämään dollarin menojen, tapahtumien tai ostettujen yksiköiden erityiset tavoitteet. Nämä kynnysarvot on yleensä sidottu ostohintaa koskeviin dollarin alennuksiin ja perustuvat usein tietyn ajanjakson aikana saatujen tilausten lukumäärään. Osana neuvotteluprosessia kynnysarvoja käytetään usein vaatimaan jopa syvempiä alennuksia kuin tavarantoimittaja normaalisti tarjoaisi. Volyymin kasvaessa toimittajalla on motivaatio ja kyky alentaa hintaa sen kustannusten laskiessa.
Alennuksia käytetään palkkiona tai kannustimena toimittajalle tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Esimerkiksi leipomo voi neuvotella tietyn määrän jauhoja tietyn ajan kuluessa. Kaikki ylimääräiset, aikatauluttamattomat pyynnöt, jotka täytetään tietyn ajan kuluessa, ovat oikeutettuja alennukseen toimittajalle. Lasku on vakiomääräinen, mutta hyvitys lasketaan ja maksetaan takaisin toimittajalle palkkiona välittömän tarpeen täyttämisestä. Tämä joustavuus löytyy usein aikaherkistä ympäristöistä, joissa sopimus koskee vakiotoimitusaikataulua, mutta tarvitaan lisää joustavuutta liiketoiminnan vaatimusten täyttämiseksi.
Tuloslausekkeet perustuvat mitattaviin kohteisiin, jotka ovat kriittisiä liiketoiminnalle. Yleiset lausekkeet perustuvat toimitukseen tietyn ajan kuluessa, laskutukseen määrätyn ajanjakson sisällä, viitearvon toimituspäivien täyttämiseen ja rakennusprojektien valmistumisprosenttiin. Suorituslausekkeen tarkoituksena on luoda hyväksytty mittausmenetelmä toimittajan ja asiakkaan välille. Nämä lausekkeet ovat usein sidottuja seuraamuksiin tai palkkioihin toimialasta riippuen.
Tehokas sopimushallinta sisältää päivittäisen toiminnan seurannan, suorituskyvyn hallinnan ja seurannan toimittajan kanssa. Vain aktiivisen sopimushallintaprosessin kautta yritys voi vaatia sopimukseen sisältyviä etuja. Näitä etuja voivat olla ennenaikaiset vapautuslausekkeet, lisämaksujen alennukset ja muut seuraamukset.