Sovellusten jakaminen on liiketoimintatyökalu, jonka avulla useilla eri sivustoilla olevat henkilöt voivat tehdä samanaikaisesti yhteistyötä yhden asiakirjan parissa. Tämän tyyppinen etäkäyttö jaetaan yleensä käyttämällä jonkin tyyppistä verkkopohjaista neuvottelutyökalua, jonka avulla yksi henkilö voi hallita istuntoa lopullisesti, mutta jolla on mahdollisuus myöntää kullekin osallistujalle oikeudet työskennellä kyseisen asiakirjan kanssa. Käytetyn alustan tyypistä riippuen kaikkien konferenssin osallistujien on ehkä ladattava jonkinlainen yhteistyöohjelmisto osallistuakseen. Useimmiten sovellusten jakotoimintoa hallitaan ohjelmiston avulla, joka sijaitsee palveluntarjoajan palvelimella. Asiakirja ja kokouksen aikana tehdyt muutokset tallennetaan kokouksen moderaattorina toimivan henkilön kiintolevylle.
Yksi sovellusten jakamisen tärkeimmistä eduista on, että ei tarvitse kerätä avainhenkilöitä useista eri paikoista yhdelle sivustolle voidakseen työskennellä yhteisen asiakirjan parissa. Tämä tarkoittaa sitä, että jos myyjien tai muiden yrityksen sisällä olevien on työskenneltävä yhdessä valmistellakseen ehdotusta mahdolliselle asiakkaalle, verkkopohjaisen konferenssin aloittaminen ja sovellusten jakamistyökalun käyttö helpottavat kaikkien osallistumista asiakirjaa samaan aikaan. Konferenssin moderaattori antaa jokaiselle osallistujalle pääsyn asiakirjaan, mikä helpottaa valokuvien, tekstiosien lataamista ja lisäämistä tai jopa olemassa olevan tekstin muokkaamista. Kaikki muutokset ja päivitykset tallennetaan alkuperäiseen asiakirjaan, joka sijaitsee sen tietokoneen kiintolevyllä, jota moderaattori käyttää konferenssin käynnistämiseen ja aloittamiseen.
Tästä näkökulmasta sovellusten jakaminen voi säästää paljon aikaa ja rahaa. Asiakirjan käsittelystä ei tarvitse aiheutua matkakuluja. Lisäksi asiakirjan luomiseen, jalostamiseen ja viimeistelyyn ei kulu aikaa. Tämä voi olla erityisen tärkeää silloin, kun asiakirja on valmisteltava hyvin lyhyellä varoitusajalla, kun asiakirja on tarkistettava, muokattava ja hyväksyttävä eri paikoissa sijaitsevan henkilöstön toimesta.
Sovellusten jakaminen on erittäin helppokäyttöinen työkalu. Yleensä kaikille, jotka ovat työskennelleet minkä tahansa tyyppisen laskentataulukon tai tekstinkäsittelyasiakirjan kanssa, ei ole ongelmia osallistua tämän tyyppiseen ryhmäyhteistyöhön. Sen lisäksi, että käytät tätä työkalua verkkokokousistunnon aikana, joka käynnistetään palveluntarjoajan alustalla, on myös sovellusten jakamistyökaluja, jotka voidaan ladata yrityksen sisäiseen järjestelmään, jolloin kaikki projektin käyttöoikeudet omaavat voivat osallistua ilman lähtöä yksittäisille työasemilleen.