Strateginen henkilöstösuunnittelu on linkki johdon ja liiketoiminnan strategisen suunnitelman välillä. Strategisen henkilöstösuunnittelun tavoitteena on varmistaa, että yrityksellä on riittävät henkilöresurssit, jotta yritys voi saavuttaa tavoitteensa. Strateginen henkilöstösuunnitteluprosessi sisältää tilanneanalyysin tekemisen, yrityksen henkilöresurssien arvioinnin, kysynnän ennustamisen ja toimintasuunnitelman kehittämisen.
Strategisen henkilöstösuunnittelun päätavoite on vastata organisaation tuleviin tarpeisiin. Jotta tämä osasto saavuttaisi tavoitteensa, sen on ymmärrettävä selvästi nykyinen tilanne ja suunnitelman vaatimukset. Jos yritys haluaa kehittää uusia tuotteita, päästä uusille markkinoille tai laajentaa toimintaansa, se voi tarvita lisää inhimillistä pääomaa tavoitteidensa saavuttamiseksi. Henkilöstöosaston on ehkä palkattava lisää työntekijöitä, tarjottava lisäetuja niille, joilla on enemmän vastuuta, tai siirrettävä työntekijät eri paikkoihin.
Tilanneanalyysin tekeminen on tyypillisesti strategisen henkilöstösuunnittelun ensimmäinen vaihe. Tämä tilanneanalyysi ottaa huomioon liiketoiminnan strategisen suunnitelman ja sen kilpailuympäristön. Henkilöstöosaston on ymmärrettävä liiketoiminnan tavoitteet sekä aikataulut, vertailuarvot ja erityistarpeet. Jos yritys aikoo esimerkiksi keksiä tuotteen uusille markkinoille, joka julkaistaan vuoden kuluttua, sen on ehkä palkattava asiantuntija kyseisille markkinoille seuraavan parin kuukauden kuluessa yrityksen tavoitteiden tukemiseksi. Analyysin tulisi sisältää myös tietoja yrityksen kilpailijoista, kuten työvoiman koko, koulutustaso, kehittyneet taidot ja työntekijöiden suorituskykyodotukset.
Henkilöresurssien arvioiminen auttaa yritystä ymmärtämään kaikki nykyiset rajoitukset strategisen suunnitelman toteuttamisessa. Sen on luotava luettelo työntekijöistä sekä heidän taitonsa, kykynsä, kokemuksensa ja koulutuksensa. Suoritusarviointien tulosten sisällyttäminen voi myös olla hyödyllistä kunkin työntekijän kykyjen ymmärtämisessä. Tämä luettelo voi auttaa henkilöstöosastoa strategisessa henkilöstösuunnittelussaan määrittämään, tarvitaanko lisähenkilöstöä tai voidaanko ketään ylentää, siirtää tai antaa muita tehtäviä.
Yrityksen henkilöstökysynnän ennustaminen tarvitaan strategisessa henkilöstösuunnittelussa toimintasuunnitelman luomiseksi. Käyttämällä yrityksen strategista suunnitelmaa oppaana se voi määrittää tehtävien tyypit ja taitojoukot, joita vaaditaan sen tavoitteiden saavuttamiseksi, sekä kuinka monta työntekijää se tarvitsee kussakin tehtävässä. Tässä ennusteessa on oltava aikataulu, milloin nämä ylimääräiset työntekijät on palkattava tai onko nykyisten työntekijöiden tehtävä erityiskoulutusta, varsinkin jos yritys odottaa näiden työntekijöiden olevan valmiita tiettyyn aikaan tulevaisuudessa.
Toimintasuunnitelman kirjoittaminen on strategisen henkilöstösuunnittelun viimeinen vaihe. Tämä toimintasuunnitelma sisältää yrityksen tavoitteet, tilanneanalyysin, henkilöresurssit ja ennusteet. Siinä käsitellään myös nykyisten työntekijöiden ja ennustettujen työntekijöiden välistä kuilua. Tässä toimintasuunnitelmassa tulisi myös hahmotella mahdolliset rajoitukset tavoitteiden saavuttamiselle, esimerkiksi jos toimistoon mahtuu vain 30 ylimääräistä työntekijää, kun niitä tarvitaan 50.