Strateginen ulkoistaminen on prosessi, jossa palveluntarjoajan palvelut otetaan käyttöön hallitsemaan olennaisia tehtäviä, joita sisäinen henkilöstö hoitaa muuten. Tämä tehdään usein, jotta yritys voi järjestää omaisuutensa käytön parhaalla mahdollisella tavalla ja jotta yritys voi siirtyä lähemmäksi tavoitteidensa saavuttamista. Tämän tyyppistä ulkoistamisstrategiaa voivat käyttää kaikenkokoiset yritykset ja muut organisaatiot, ja se yleensä auttaa vähentämään toimintojen kustannuksia ja mahdollistaa käytettävissä olevien resurssien kohdistamisen muihin tarvittaviin toimintoihin, joita edelleen hallinnoidaan organisaatiossa.
Monet ihmiset yhdistävät ulkoistamisen pieniin yrityksiin, joilla on rajallinen budjetti. Tämä on usein totta, koska pienemmällä yrityksellä on todennäköisesti rajalliset resurssit. Tässä tapauksessa strateginen ulkoistamisponnistus voi sisältää sopimuksen tekemisen palveluntarjoajan kanssa laskujen luontiprosessin hallitsemiseksi asiakkaille, näiden maksujen vastaanottamisen ja maksamattomien velkojen maksamisen kyseisistä maksuista saadulla tuotolla. Siten ulkoistaminen antaa pienyritykselle mahdollisuuden siirtää resursseja, jotka normaalisti menevät kirjanpitoyksikön tukemiseen, muille tärkeille aloille, kuten tuotekehitykseen, markkinointiin tai myyntiin.
Suuremmat yritykset voivat myös käyttää strategista ulkoistamista keinona hyödyntää resurssejaan paremmin. Yritys voi esimerkiksi halutessaan olla ylläpitämättä omaa myyntihenkilöstöä, mutta myydä myyntitoimenpiteet muille, jotka tuottavat myyntiä yrityksen puolesta. Tämän mallin mukaan yrityksen ei tarvitse huolehtia myyjien palkoista ja etuuspaketeista. Sen sijaan yrityksen on maksettava vain sovitut palkkiot liikekumppanin tuottamasta myynnistä ja mahdolliset kuukausimaksut, jotka peritään osana kahden yhteisön välistä sopimusta.
Keskeinen ajatus strategisen ulkoistamisen takana on hyötyä jollakin tavalla siitä, että ulkopuoliset yksiköt voivat ottaa haltuunsa tietyn toiminnon käytön ja hallinnan. Näillä eduilla voi olla monia eri muotoja. Usein ajatuksena on lisätä yrityksen tulosta vähentämällä erilaisia toimintakuluja. Muina aikoina hyöty liittyy siihen, että on heti pääsy ulkoistettujen toimintojen käsittelyyn erikoistuneille ammattilaisille ilman, että on tarpeen kouluttaa henkilöstöä ottamaan nämä toiminnot haltuunsa. Hyöty voi olla mukavuuskysymys, jolloin yrityksen omistajan ei tarvitse joutua hoitamaan tarvittavia toimintoja, joita hän ei halua hoitaa tai jonka hän ei kykene hallitsemaan tehokkaasti. Niin kauan kuin järjestelystä saatavat edut ovat asiakkaan mielestä riittäviä, strategisen ulkoistamisen prosessia voidaan pitää onnistuneena.