Yksi henkilöstöjohtajan tai rekrytointitoimikunnan tärkeimmistä tehtävistä on tuhansien hakijoiden houkutteleminen lupaaville harvoille. Niiden, jotka selviävät hakuprosessista, sanotaan olevan suppealla listalla. Tämä on yleensä lopullinen ehdokasluettelo, joka on esitetty lopullisen vuokrausviranomaisen harkittavaksi. Monille hakijoille tavoitteena on päästä listalle voidakseen kilpailla tasa-arvoisemmilla aloilla.
Aina kun työnantaja tai valtion virkamies ilmoittaa avaamisesta, tuhansia ansioluetteloita ja hakemuksia saattaa ilmestyä viikon sisällä. Selvityksellä kutsutun eliminointiprosessin kautta monet näistä hakijoista hylätään tukkusyistä – sijainnista, kokemuksesta, saatavuusajoista, koulutuksesta jne. Tämän tarkastusprosessin pitäisi lopulta johtaa suppean listan muodostamiseen, joka sisältää itsensä todistaneiden ehdokkaiden nimet. olla pätevin tehtävään.
Vaikka lopullinen ilmoitus uudesta palkasta voidaan pitää luottamuksellisina, suppealla listalla olevat nimet levitetään usein julkisesti. Jos yliopisto hakee esimerkiksi uutta rehtoria, hakukomitea voi julkaista luettelon kelvollisista ehdokkaista kyseiseen virkaan. Tutustumalla tähän luetteloon kiinnostuneet osapuolet voivat tarkastaa kunkin ehdokkaan taustan tai arvioida muita rekrytointiperusteita. Se voi myös kertoa muille hakijoille, että he eivät selvinneet tarkistusprosessista.
Ylennyksen tai halutun toimiston suosikiksi nimeäminen nähdään usein moraalin nousuna. Vaikka paikka menisikin toiselle ehdokkaalle, voi olla tarpeeksi palkitsevaa, jos henkilö tietää, että hänen taitonsa ja kokemuksensa pitivät hänet vakavasti harkittuna. Suosikkilista sisältää usein alan tunnettuja nimiä, joten jokaisen ehdokkaan, joka on tarpeeksi onnekas ansaitakseen paikan, pitäisi tuntea itsensä kunniaksi.
Monet johtajat ja valtion virkamiehet jäävät tietoisesti pois hakuprosessista, kunnes luettelo on luotu. Tämä käytäntö voi vähentää suosion näyttämistä, koska jopa suosiman hakijan on ansaittava tiensä listalle. Toivotaan, että se edustaa pätevimpiä hakijoita tiettyyn virkaan, ei välttämättä suosiokilpailun tuloksia.