Suunnittelumääritelmä on yksityiskohtainen asiakirja, joka sisältää tietoja hankkeen ominaisuuksista asettaakseen kriteerit, jotka kehittäjien on täytettävä. Suunnittelumääritelmiä käytetään kaikkeen uuden avaruusaluksen suunnitelmien laatimisesta kynätelineen suunnittelua koskevien ongelmien ratkaisemiseen. Tämä asiakirja antaa ohjeita kehitystiimille ja antaa asiakkaalle myös selkeän panoksen suunnitteluprosessiin. Kun odotukset on selkeästi määritelty alussa, sekaannus molemmilta puolilta voidaan poistaa.
Yksi osa suunnittelumäärityksestä käsittelee aiottua käyttöä ja käytön luonnetta. Esimerkiksi uudella moottoritieosuudella työskentelevät kehittäjät keskustelevat alustavan tutkimuksen perusteella siitä, missä tie kulkee, kuinka monta kaistaa sillä on ja kuinka monta autoa sen pitäisi nähdä päivässä. Hankkeen tarkoituksen tulisi olla selkeä suunnitteluspesifikaation tästä osasta, jotta voidaan poistaa suunnitteluongelmat, kuten epäonnistuminen valmistautumiseen odotettuun käyttöön.
Suunnittelumäärittely sisältää myös yksityiskohtaisen kuvauksen teknisistä tiedoista, mukaan lukien mitat, paino, kokonaiskustannukset ja niin edelleen. Siinä pitäisi keskustella kuormatuista ja tyhjistä painoista sekä kaikista muista aiheista, jotka voivat olla merkityksellisiä. Mitä enemmän yksityiskohtia, sitä helpompi kehitystiimin on toimittaa juuri sitä, mitä asiakas haluaa. Yksityiskohdat voivat olla tärkeitä myös riitatilanteessa; jos esimerkiksi yritys tilaa tietyn kokoisia kirjahyllyjä eikä lopputuote ole oikea, se voi osoittaa suunnittelumäärityksessä olevaan viivaan ja pyytää hyllyjen valmistamista uudelleen.
Tämä asiakirja luo hyödyllisen rubriikin suorituskyvyn arvioimiseksi. Toimitushetkellä asiakas ja kehitystiimi voivat tarkastella asiakirjaa tarkistuslistana varmistaakseen, että kaikki kriteerit täyttyvät. Jos tiimi ei pysty käsittelemään tiettyä spesifikaatiota, hänen on annettava tietoa syistä ja otettava yhteyttä asiakkaaseen kehityksen aikana keskustelemaan tilanteesta ja puhumaan eri vaihtoehdoista sen ratkaisemiseksi. Jos esimerkiksi kuutta istuinta ei ole mahdollista sovittaa autoon, tavaratilan siirtäminen saattaa ratkaista ongelman.
Molempien osapuolten on luettava suunnittelumääritykset erittäin huolellisesti ennen kuin sallitaan seuraava kehitysvaihe. Asiakkaiden on luettava se nähdäkseen, ovatko haluamansa ominaisuudet edustettuina. Jos jotain puuttuu tai se ei täytä haluttuja kriteerejä, heidän tulee pyytää tarkistuksia. Kehitysryhmät lukevat paperit suunnitellakseen kehitysprosessin, ja jos he havaitsevat jotain, jonka he tietävät olevan mahdotonta tai joka voi aiheuttaa ristiriitoja, heidän on keskusteltava tästä ennen sopimuksen hyväksymistä.