Koska maiden väliset suhteet voivat riippua yhden maan kyvystä kommunikoida toisen kanssa tai ainakin sellaisen henkilön kanssa, jolla on valtuudet edustaa hallitustaan, monilla kansakunnilla on suurlähetystöt ulkomailla. Vieraan maan suurlähetystössä on yleensä vähintään yksi henkilö, joka on nimetty suurlähettilääksi ja joka edustaa maataan. Jos kahden maan välillä ilmenee ongelmia tai huolenaiheita, tämä henkilö toimii hallituksensa puolesta ja tapaa valtionpäämiehiä yrittääkseen ratkaista ongelmat tai tehdä selväksi maansa kannan tiettyyn asiaan.
Aikaisemmin yleisin ulkomaanedustajan termi oli ministeri. Tätä termiä voidaan nyt soveltaa diplomaatteihin, joilla ei ole kaikkia valtuuksia ja joita pidetään toissijaisina. Toisin sanoen tämä henkilö voi työskennellä täysivaltaisen – tai täysin valtuutetun – suurlähettilään palveluksessa ja saattaa olla vastuussa yhdestä tai useammasta suurlähetystön osastosta.
Toinen asiaan liittyvä termi on asukas. Asuva suurlähettiläs ei ainoastaan toimi oman maansa edustajana vieraassa maassa, vaan myös asuu kyseisessä maassa, yleensä suurlähetystössä tai sen lähellä. Otsikko on sellainen, joka ansaitsee kunnioituksen, ja tähän työhön kuuluvia ihmisiä voidaan kutsua herra tai rouva suurlähettilääksi tai teidän ylhäisyytenne.
Yhdysvalloissa tähän tehtävään työskentelevät ihmiset nimittää usein valtionpäämies – presidentti – eikä työ ole vaaraton. Maissa, joissa on epävakaa poliittinen ympäristö, tai maissa, joissa on huomattavaa vihamielisyyttä Yhdysvaltoja kohtaan, jotkut on murhattu, siepattu tai panttivankeina. Vaikka tämä ei ole yleistä, työ tuo mukanaan jonkin verran vaaraa, samoin kuin mikä tahansa korkean tason poliittinen asema.
Toisen maan edustajana yksi suurlähettilään päätavoitteista on edistää diplomaattisia suhteita kahden maan välillä. Kun tämä diplomaatti on valtuutettu toimimaan valtion puolesta, hän voi myös välittää sopimuksia, kauppasopimuksia tai lopettaa tulipalot ulkomaisten viranomaisten kanssa. Vaikka tällä diplomaatilla voi olla täydet valtuudet, hänen valtionpäämiehensä ohjaa häntä yleensä siihen, mitkä sopimusten tai sopimusten ehdot ovat hyväksyttäviä, ja hänen on ehkä saatava hyväksyntä valtionpäämieheltä ennen kahden tai useamman maan väliset sopimukset vahvistetaan.
Poliittisten diplomaattien lisäksi on joukko ihmisiä, jotka voivat edustaa maata yksityisissä voittoa tavoittelemattomissa järjestöissä, kuten Maailman terveysjärjestössä. Valtionpäämies ei saa tehdä näitä nimityksiä, ja nimitettyä henkilöä voidaan kutsua hyvän tahdon lähettilääksi. Tällainen nimittäminen ei anna tämän tyyppisille edustajille erityisiä valtuuksia, mutta se voi antaa hänelle mahdollisuuden puhua valtionpäämiehille, tehdä raportteja tai antaa suosituksia hänen työnsä perusteella hyväntekeväisyysjärjestölle tai voittoa tavoittelemattomalle järjestölle. Se voi myös edistää syytä edustaa maata myötätuntoisena muita kansoja kohtaan. Useat korkean profiilin toimijat ja näyttelijät ovat olleet hyvän tahdon lähettiläitä järjestöissä tai ulkomailla.