Varastointipalvelujen tarjoaja on yritys, joka antaa muille yrityksille jotain, jota he kipeästi tarvitsevat: tallennustilaa. Nyt kun suuri osa yrityksen normaaleista toiminnoista tehdään sähköisesti, tietojen tallentamisen tarve on sitäkin suurempi. Yrityksillä on taloudellisia tietoja, asiakkaiden seurantatietoja, puhelintietueita, jopa kokousohjelmia ja muistiinpanoja, jotka on tallennettava ja arkistoitava, valmiina helppoon käyttöön. Tallennuspalvelujen tarjoajat voivat tehdä kaiken tämän.
Yleinen käsitys tietojen tallennuksesta on yritys, joka tekee omia asioita: kerää omia tietojaan ja tallentaa ne omalla tavallaan, olipa kyse sitten levyistä, nauhoista tai kiintolevyistä. Tämä pätee täysin moniin suuriin ja pieniin yrityksiin, mutta se ei ole täysin totta monille muille yrityksille, joilla ei ole resursseja tai aloitteita omien tietojensa tallentamiseen. Anna tallennuspalveluntarjoaja. Yrityksen tiedot – riippumatta siitä, mitä ne ovat, ja samalla kun yritys haluaa tallentaa ne – tallennetaan syrjäiseen paikkaan, ja yritykselle annetaan pääsy näihin tietoihin aina, kun sen työntekijät haluavat sen, yleensä Internetin kautta ja yleensä jonkinlaisen salauksesta.
Toinen palvelu, jonka tallennuspalveluntarjoaja voi tarjota asiakkailleen, on tietojen varmuuskopiointi. Tämä on erittäin hyödyllinen prosessi, jota monet yritykset valitsevat. Usein tallennuspalvelujen tarjoajilla on uusimmat, suurimmat ja turvallisimmat menetelmät tietojen varmuuskopioimiseksi ja niiden pitämiseksi turvassa. Varmuuskopioinnin mukana tulee arkistointi tai digitaalinen indeksointi. Yritys haluaa pystyä helposti etsimään tiettyä tietolohkoa, kuten työntekijä tekisi henkilökohtaisen tietokoneen kiintolevyllä, ja tallennuspalvelujen tarjoajat tarjoavat yleensä tätä palvelua kannustimena hyödyntää tarjontaansa.
Yksi tapa, jolla tallennuspalvelujen tarjoaja voi auttaa suurta yritystä, on yhdistää tiedot useista sijainneista. Yrityksellä voi olla toimistoja eri fyysisissä paikoissa, joko eri puolilla kaupunkia tai ympäri maata. Näissä tapauksissa yrityksen on vaikea tallentaa kaikki tietonsa yhteen fyysiseen paikkaan, ellei kyseinen paikka ole tallennuspalvelujen tarjoaja. Monet suuret yritykset toimivat omana tallennuspalveluntarjoajana, mutta monet muut yritykset luovuttavat tietonsa asiantuntijoiden käsiin varmuuskopiointia, tallennusta, jakamista ja arkistointia varten.