Talousarviokirjanpito on erityinen kirjanpito, jota useimmiten käyttävät paikalliset, osavaltion ja liittovaltion kunnat. Yksityisen sektorin yritykset käyttävät budjetteja menojensa ohjaamiseen, mutta se ei ole sama kuin talousarvion kirjanpito. Julkinen kirjanpito käyttää joukkoa varoja, jotka edustavat tiettyihin käyttötarkoituksiin varattua pääomaa. Muita rahastoihin merkittyjä merkintöjä ovat kohdennukset ja rasitukset, joissa kerrotaan, miten osavaltio tai liittovaltion virasto käyttää kullekin rahastolle varattua rahaa. Yksi rahasto on yleensä merkitty yleiseksi edustamaan käyttämätöntä pääomaa.
Julkinen kirjanpito on usein vaikea prosessi ymmärtää ja ylläpitää useimmille kirjanpitäjille. Tämä johtuu budjettiprosessista, joka liittyy valtion viraston harvoihin tulonlähteisiin, kuten myyntiin, omaisuuteen tai tuloveroon. Jokaisen valtion kunnan saaman tulon avulla kirjanpitäjien on kohdennettava varat ennalta määrätyn talousarvion mukaisesti. Useimmilla virastoilla tai kunnilla on budjettineuvosto, joka päättää, miten ne käyttävät verotuloja. Talousarviomenettely on tyypillisesti yksityiskohtainen prosessi, jota ei välttämättä johda kirjanpitäjät, vaan viraston tai kunnan valitut virkamiehet.
Joissakin talousarvion kirjanpitomuodoissa jokainen hallintoelimen tekemä määräraha voi edustaa rahastoa. Määrärahoja voidaan esimerkiksi asettaa palkka-, ylläpito-, poliisi- ja palomiehille, infrastruktuurin parantamiselle, uusille teille tai muille suurille hankkeille. Varatut tilit ja varat edustavat tiettyä tarkoitusta tilille kohdistetuille rahoille. Useimmille valtion virastoille tai kunnille yhdelle käyttötarkoitukselle varattujen varojen käyttäminen toiseen hankkeeseen on laitonta. Esimerkiksi katujen siivoamiseen tarkoitettuja varoja ei voida käyttää poliisiautojen korjaamiseen. Määrärahat voivat olla rajattomat siinä, miten kunta käyttää pääomaa.
Määrärahat ovat erityisiä rahasummia, jotka valtion virasto tai kunta sijoittaa jokaiseen rahastoon talousarvion kirjanpitojärjestelmässä. Jakautuminen tapahtuu yleensä silloin, kun kunta saa rahaa verotuloista. Kirjanpitäjien on erotettava jokainen rahan osa ja kirjattava se tiettyyn rahastoon. Tämä on yleinen prosessi myyntiveron keräämisessä. Monet kunnat käyttävät myyntiverotuloja moniin eri tarkoituksiin. Kirjanpitäjien on luotava varat, jotta he voivat kirjata ansaitun pääoman jokaiseen rahastoon.
Kiinteistö on erityinen verotulojen käyttö, joka voidaan maksaa tai olla maksamatta kunta tekee rasituksen. Useimmat hallitukset saavat verotuloja vain tiettyinä aikoina vuoden aikana. Taakko mahdollistaa sen, että virasto tai kunta voi maksaa tavaroista saamisten eli luotonmaksujärjestelmän avulla. Kirjanpitäjät kirjaavat tulon talousarvion kirjanpitojärjestelmään käyttämällä rasitusta. Kun verotulot tulevat, kirjanpitäjät maksavat rasituksen pois ja poistavat sen kirjanpidosta.