Nimitysasetus on yksinkertaisesti soittaa mahdollisimman monille ihmisille, luokitella heidät mahdollisiksi asiakkaiksi ja pyytää heitä sopimaan tapaaminen myyjän tai edustajan kanssa. Ammattilaiset ja liikemiehet eivät halua tuhlata aikaa tai rahaa tavata ihmisiä, joilla ei ole aikomusta ostaa heidän tuotteitaan tai palveluitaan. Nämä yritykset luottavat tapaamisten määrittäjiin varmistaakseen, että aikaa ei tuhlata. Ajanvarausasetus alkaa soittamalla ihmisille, joiden nimet näkyvät potentiaalisten asiakkaiden luettelossa, ja määrittämällä, onko kokous tarpeen lisätietojen antamiseksi, myynnin tekemiseksi tai seurannaksi. Ammattitaitoiset tapaamispalvelut voivat tarjota yhden halvimmista tavoista, joilla yritykset voivat hankkia liidejä ja saada potentiaalisia asiakkaita.
Kylmäpuhelut voivat olla yksi liiketoiminnan ammattilaisen haastavimmista tehtävistä. Vaikka se voi olla vaikeaa, nämä puhelut on tehtävä, jotta jotkut yritykset olisivat kannattavia. Ammattitaitoiset nimittäjät pitävät itseään kylmäpuhelun asiantuntijoina. He ottavat yhteyttä ihmisiin luettelossa, joka voi sisältää satoja tai tuhansia nimiä. Tässä tehtävässä tarvittavia taitoja ovat sitkeys, ystävällisyys ja vakuuttavuus. Nimittäjän on myös kyettävä käsittelemään kaikki vastalauseet tehokkaasti. Useimmat tapaamisten tekijät työskentelevät jopa kahdeksan tai enemmän tuntia päivässä soittamalla mahdollisille asiakkaille, esittämällä muutamia kysymyksiä ja järjestämällä kokouksen jonkun muun seurantaa varten.
Varsinainen tapaamisasetus alkaa yhteystietoluettelosta ja puhelinnumeroista. Käyttämällä erittäin laajoja ehdot täyttäviä kriteerejä satoja tuhansia nimiä voi päätyä tähän puheluluetteloon. Nimitysasiantuntijat alkavat sitten soittaa tähän luetteloon kuuluville ihmisille selvittääkseen, täyttävätkö he tarkemmat ehdot. Esimerkiksi tapaamisten järjestäjä, joka haluaa järjestää tapaamisia autovakuutusasiamiehelle, voi esittää kysymyksiä mahdollisen asiakkaan autovakuutustarpeista, vakuutusmaksujen määrästä, ajotavoista ja jos he haluavat säästää rahaa. Koska heille voidaan maksaa enemmän kokouksen järjestämisestä, tapaamisajan asiantuntijat soittavat yleensä suuren määrän puheluita asettaakseen mahdollisimman monta tapaamista.
Joskus liikemiehillä ei ehkä ole taitoa soittaa tehokkaita kylmäpuheluita näkymille tai tuottaa liidejä. Ajanvarauspalvelun palkkaaminen vapauttaa myyjille enemmän aikaa käyttää kasvokkain tapaamisia pätevien mahdollisten asiakkaiden kanssa. Nämä palvelut voivat myös auttaa tunnistamaan kohdemarkkinat ja ihanteelliset asiakkaat sekä kehittämään kylmäsoiton komentosarjoja, jotka on suunniteltu houkuttelemaan luetteloissa olevia ihmisiä. Monet näistä palveluista tarjoavat yksityiskohtaisia tietoja soitettujen puheluiden ja luotujen liidien määrästä. Kun verrataan näiden palvelujen hintaa liidien luomiseen ja tapaamisten tekemiseen tarvittavaan aikaan, ammattitaitoinen palvelu voi tarjota kustannustehokkaan ratkaisun uusien asiakkaiden saamiseksi.