Nimityskirje on asiakirja, jonka työnantaja antaa uudelle työntekijälle. Nimityskirjeessä ilmoitetaan hakijalle, että hänet on nimitetty tiettyyn tehtävään. Kirjeen sisältöön kuuluvat nimitykseen liittyvät asiat, kuten aloituspäivä ja tarjottu palkka. Vakuutus- ja lomapäivien kaltaisista eduista keskustellaan myös tapaamiskirjeessä. Muut työntekijät, kuten vapaaehtoinen tai harjoittelija, voivat myös saada nimityskirjeen hakiessaan paikkaa organisaatiossa.
Työntekijöiden palkkaamisprosessissa työnantajat seulovat yleensä useita hakijoita ennen kuin he tekevät lopullisen päätöksen siitä, kuka palkata. Kun tämä päätös on tehty, työnantaja ottaa yhteyttä valittuun hakijaan pidentääkseen työtarjousta. Vaikka uusille työntekijöille ilmoitetaan usein puhelimitse työnantajan päätöksestä, monet saavat sen sijaan tapaamiskirjeen, jossa on kaikki tiedot tehtävästä. Monissa tapauksissa puhelinsoitto edeltää virallista kirjettä, ja viimeksi mainittua pidetään virallisempana tai virallisempana ilmoituksena.
Tällaiset kirjeet ulotetaan kokopäivä- ja osa-aikatyöntekijöihin sekä silloin, kun yritys palkkaa määräaikaisia työntekijöitä. Useimmat nimityskirjeet vaihtelevat tarkasti käytetyn sanamuodon mukaan, mutta kaikki tarjoavat virallisen ilmoituksen työsuhteesta. Ammattikirjeet valmistetaan yrityksen kirjelomakkeelle, ja ne sisältävät uuden työntekijän koko nimen. Palkka ilmoitetaan nimenomaisesti nimityskirjeessä sekä palkkapäivät ja mahdolliset työsuhteen ehtojen mukaiset edut. Vaikka työnantaja laajentaa nimityskirjeen hakijalle, joidenkin työnantajien liiketoimintapolitiikka on, että he eivät pidä nimitystä virallisena, ennen kuin vastaanottaja allekirjoittaa, päivämäärät ja palauttaa kirjeen, vaikka suullinen hyväksyntä olisi jo tehty.
Joissakin tapauksissa nimityskirje voidaan laajentaa myös harjoittelijoihin tai vapaaehtoisiin, jotka ovat hakeneet tiettyä paikkaa. Esimerkiksi vapaaehtoinen, joka hakee liittymistä valtioista riippumattoman järjestön tai voittoa tavoittelemattoman järjestön tukemaan mentorointiohjelmaan, voi saada nimityskirjeen hakemuksen jättämisen ja sen viraston henkilöstön suorittaman seulontaprosessin jälkeen. Tällaisessa tapauksessa tapaamiskirje sisältää tietoja vapaaehtoistyöntekijän tehtävistä, kuten joka kuukausi tarvittavan tuntimäärän ja kyseisen ohjelman säännöt. Kuten tämäntyyppinen liikekirje, vapaaehtoinen allekirjoittaa ja päivämäärän kirjeen ennen palauttamista, jos asema hyväksytään.