Tapahtuman promoottori luo ”buzzin” asiakkaiden tapahtumista saadakseen ihmiset osallistumaan niihin. Tapahtuma voi olla konsertti, uuden yrityksen avaaminen, uramessut, urheilukilpailu tai monia muita mahdollisuuksia. Lahjakkaat tapahtumien vetäjät ovat taitavia mainonnan ja pr -strategioiden parissa. Ennen kaikkea tehokkaalla tapahtuman toteuttajalla on oltava kyky keksiä luovia projektiideoita, jotka hän voi toteuttaa hyvien työsuhteiden kautta muiden ihmisten kanssa.
Tapahtuman vetäjien on työskenneltävä monien eri ihmisten kanssa tapahtuman edistämisprojektin kaikissa osissa. Esimerkiksi mainosprojektin luova puoli edellyttää todennäköisesti graafista suunnittelijaa ja copywriteria luomaan mainosmateriaalia, joka voi sisältää kuponkeja, julisteita tai esitteitä sekä sanoma-, radio-, televisio- tai aikakauslehtimainoksia. Läheinen kontakti kirjanpitoa hoitaviin ihmisiin on tapahtuman toteuttajalle tärkeää, koska hänen on aina pidettävä kaikki luovat ideat asetetun budjetin mukaisina. Tämä on tärkeä osa tapahtuman promoottorin työtä, koska yritykset, jotka maksavat tapahtumien vetäjille tapahtumien luovasta mainostamisesta, tekevät sen ennalta sovitulla budjetilla. Jos rahoittajat ylittävät kyseisen budjetin, se maksaa heille ylimääräistä rahaa, mikä vähentää heidän voittoaan hankkeesta.
Kun budjettirajoitukset ovat mielessä, on helppo ymmärtää, miksi moniin tapahtumakampanjoihin kuuluu halpojen tavaroiden, kuten ilmaisten hot dogien, tarjoaminen ilmaisen pihvin sijaan uuden myymälän avajaisiin. Jos tapahtuma on pihviravintolan avaaminen, järjestäjät voivat kuitenkin järjestää kilpailun palkinnoilla, kuten pihviillallisen kahdelle tai neljälle henkilölle, koska ilmaisen pihvin tarjoaminen monille ihmisille olisi liian kallista. Ilmapallot ja kasvomaalaukset ovat yleisiä, edullisia tapoja herättää huomiota tapahtumaan, kuten yhteisöfestivaaliin. Jos mainostettava tapahtuma on tuleva konsertti, voidaan käyttää radio- ja painettuja mainoksia, jotka on suunniteltu herättämään kohdeyleisön kiinnostus ja huomio.
Tapahtuman vetäjä on yleensä paljon yhteyshenkilö. Hänen nimensä saattaa näkyä lehdistötiedotteissa henkilönä, jolta saa lisätietoja tapahtumasta. Tapahtumien järjestäjät järjestävät usein julkisuutta tiedotusvälineiden, kuten televisio- ja radioasemien, kanssa. Koska tapahtumien edistämisliiketoiminta on niin kilpailukykyistä, tapahtuman toteuttajalla on oltava erinomaiset ihmisten taidot ja rakennettava suhteita asiakkaisiin. He voivat työskennellä PR -yrityksessä, promootioihin erikoistuneessa mainostoimistossa tai itsenäisinä urakoitsijoina hankekohtaisesti.