Tapahtumasuunnitteluohjelmisto on ohjelmistotuote, joka on suunniteltu auttamaan ihmisiä tapahtumien suunnittelussa. Sitä voivat käyttää ammattitaitoiset tapahtumasuunnittelijat, ja saatavilla on myös henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettuja versioita ihmisille, jotka haluavat käyttää ohjelmistoa yksityisten tapahtumien suunnittelussa. Tämä erikoisohjelmistotuote voi olla kallis, varsinkin jos siihen sisältyy useita erikoisominaisuuksia, ja ostaessaan ihmisten tulisi kysyä, mitä lisenssi kattaa. Esimerkiksi jotkin ohjelmat voidaan asentaa useille tietokoneille, jotka synkronoidaan toistensa kanssa, kun taas toisissa tapauksissa lisenssi kattaa vain yhden tietokoneen.
Tapahtuman suunnittelu vaatii paljon järjestelyjä. Tapahtuman suunnitteluohjelmistoa käytetään tapahtuman yksityiskohtien hallintaan. Nämä tiedot sisältävät kaiken asianosaisten yhteystiedoista muistutuksiin, jotka lähettävät hälytyksiä, kun jokin tietty toiminto, kuten talletus, on suoritettava. Tapahtumasuunnittelija voi löytää tällaisen ohjelmiston käyttämisen helpompaa kuin yrittää mukauttaa perusohjelmistoja tapahtumasuunnittelua varten.
Ohjelmisto mahdollistaa yleensä useiden tapahtumien suunnittelun kerrallaan. Tapahtumasuunnitteluohjelmiston avulla ihmiset voivat koota tehtäväkalenterin, tehdä muistiinpanoja kaikista mukana olevista toimittajista, tallentaa kopioita sopimuksista, lokikokouksista ja puheluista sekä tehdä muita tapahtuman suunnitteluun liittyviä merkintöjä. Synkronointikyky voi olla myös erittäin tärkeä. Synkronointiohjelmiston avulla tapahtumasuunnittelija voi viedä kannettavan tietokoneen kokoukseen tekemään muistiinpanoja ja synkronoida kannettavan tietokoneen työpöydän kanssa.
Tämä ohjelmisto on suunniteltu virtaviivaistamaan tapahtumasuunnittelun organisointia, jotta tapahtumasuunnittelija voi keskittyä suurempaan kuvaan. Tapahtumasuunnitteluohjelmisto on myös hyödyllinen estämään liukastumisia ja onnettomuuksia, jotka voivat pilata suuren päivän. Ohjelmisto on esimerkiksi voinut automaattisesti luoda tarkistuslistat erityyppisille tapahtumille, joilla varmistetaan, että perusasiat, kuten paikka, ruokailu, laitteet ja niin edelleen, on otettu huomioon ja tapahtumasuunnittelija ei unohda tilata hääkakkua .
Tapahtumasuunnitteluohjelmistossa voi olla useita ominaisuuksia. Kun ostat erikoisohjelmistotuotteita, auttaa istumaan ja miettimään luetteloa ohjelmiston halutuista toiminnoista. Tapahtumasuunnittelija voi esimerkiksi haluta ohjelmiston, joka voi luoda kutsuja, tulostaa kattilosopimuksia ja luoda muita asiakirjoja. Tapahtumasuunnittelijat voivat myös pitää ominaisuuksista, kuten automaattisista sähköpostimuistutuksista, jotka lähetetään myyjille ja osallistujille, tilaa tapahtumapaikkojen valokuvien tallentamiseen ja niin edelleen. Tapahtumasuunnittelijoiden tulisi miettiä tapaa, jolla he suorittavat järjestämisen tällä hetkellä varmistaakseen, että tarvitsemansa palvelut tarjotaan.