Tarjonnanhallintajärjestelmä on jaettu tietokonetyökalu, jota käytetään kaikkien materiaalitilausten ja niiden sijaintien seuraamiseen. Tämä järjestelmä, joka tunnetaan myös nimellä toimitusketjun hallintajärjestelmä (SCMS), on todella yritysten verkosto, joka jakaa tietoja tuotteen valmistusjakson näkökohdista. Yleisin paikka löytää tarjonnan hallintajärjestelmä on valmistussektori.
Yleisesti mainittu esimerkki tarjonnanhallintajärjestelmästä on autoteollisuus. On yleinen käytäntö, että suuri yritys antaa alihankintana ajoneuvon tiettyjä osia tai moduuleja riippumattomille yrityksille. Jokaiselle yritykselle tarjotaan tarvittava tekniikka, jotta se voi osallistua tarjonnan hallintajärjestelmään. Tämä järjestelmä päivitetään varastotasoilla, keskeneräisillä töillä, valmiilla tuotteilla ja kuljetettavilla tavaroilla. Nämä tiedot ovat saatavilla vain muille yrityksille, joihin muiden yritysten luoma moduuli vaikuttaa.
Näiden tietojen saatavuus reaaliajassa on välttämätöntä tuotantotasojen, henkilöstön suunnittelussa ja oikea-aikaisten toimitusten järjestämisessä. Yleinen koordinointi on autovalmistusyrityksen vastuulla. Näillä yrityksillä on tyypillisesti henkilöstöosasto, joka on omistettu tarjonnan hallintaan. Jos osa ei ole asennettavissa, koko tuotantolinja on pysäytettävä. Tämä on erittäin kallista sekä henkilöstön ajan että kovan dollarin kustannusten kannalta.
Toimituksenhallintajärjestelmän todellinen käyttöönotto ja ylläpito on yhteisvastuu, jaettu liikekumppaneiden ja ensisijaisen yrityksen kesken. Toimitussopimuksista neuvotellaan usein kannustimilla suorituskykyyn, minimoituun seisokkiaikaan ja ihanteellisen varastotason ylläpitämiseen. Molempien osapuolten edun mukaista on varmistaa, että järjestelmä on ajan tasalla ja tarkka.
Tämän tyyppisten järjestelmien päivittämiseen käytetään useita tapoja. Yleisin tapa on ladata tiedosto. Toimittaja tuottaa kiinteän tiedoston varastonhallintajärjestelmästä ja toimittaa asiaankuuluvat tiedot asiakkaalle päivittäin. Asiakkaalla on oltava käytössä menetelmä tiedoston noutamiseksi ja tarjonnan hallintajärjestelmän päivittämiseksi. Tämä prosessi on yleensä automatisoitu tarpeettomien viivästysten välttämiseksi ja virhemahdollisuuksien vähentämiseksi.
Muut alat käyttävät integroitua Internet-pohjaista ohjelmistoa. Ohjelmisto on asennettu kunkin toimittajan organisaatioon ja se voidaan tyypillisesti integroida olemassa oleviin varastonhallintajärjestelmiin. Ohjelmat kirjoitetaan tai niitä käytetään automaattisesti asiakkaan ohjelmiston täyttämiseen tarvittavilla tiedoilla. Käyttöoikeus perustuu kunkin yrityksen rooliin valmistusprosessissa. Tämän menetelmän avulla kaikki toimittajat ja asiakas voivat tarkistaa yhden järjestelmän eri osien nykytilan.