Hankintatarjousta käytetään hankinta -alalla kuvaamaan mahdollisten toimittajien vastausta tarjouspyyntöön (RFP). Jokaisessa tarjouksessa on kolme näkökohtaa: yrityksen yleiskatsaus, vastaus eritelmiin ja hinnoittelu. Tarjoukset ovat oikeudellisesti sitovia vastauksia hankintaprosessissa. Sopimuksiin, tarjouspyyntöihin, tarjouskilpailuihin ja hyväksymisehtoihin liittyy paljon liikelainsäädäntöä. Ota aikaa varmistaaksesi, että vastauksesi on tarkka ja tarjoaa ratkaisun, joka voidaan tehdä kannattavasti.
Tarjouspyynnön muoto vaihtelee suuresti toimialoittain, mutta kaikilla on samat perusvaatimukset. Tärkein osa tarjousvastausta on määräajat. Kaikissa tarjouspyynnöissä on eräpäivä ja aika selkeästi määritelty asiakirjassa. Tämän päivämäärän jälkeen saatuja vastauksia ei voida hyväksyä tai sisällyttää tarkasteluprosessiin. Sopimuslainsäädäntö on tässä asiassa hyvin selkeä, ja monet yritykset on nostettu oikeuteen, koska ne ovat tehneet sopimuksia yrityksille, jotka ovat jättäneet tarjouksensa määräajan jälkeen. Tuomarit päättävät aina tarjouksen tekijän ajoissa jättäneen kantajan puolesta ja voivat määrätä vahingonkorvauksia oikeudenkäyntikulujen lisäksi.
Jokaisen tarjouspyynnön ensimmäinen osa on yleiskatsaus RFP: hen vastaavasta yrityksestä. Tyypillisesti yrityksen tulisi sisällyttää alan taustaa korostaen samankokoisia tai suurempia onnistuneita hankkeita osoittaakseen kykynsä täyttää yrityksen vaatimukset. Jos yritys on listattu osakemarkkinoilla, se on sisällytettävä taustaosaan, linkit lehdistötiedotteisiin, yrityksen verkkosivusto ja luettelo johtajista.
Vastausosa saa eniten huomiota asiakkaalta. Tämän seurauksena sen olisi keskityttävä pistekohtaisten vaatimusten täyttämiseen. Monet yritykset käyttävät tarjouspyynnön rakennetta vastauksensa muotoiluun ja vastaavat kutakin osiota helpottaakseen vertailua asiakkaalle. Vastauksessa vaadittavat lisäasiakirjat on lueteltava liiteasiakirjoina ja ne on indeksoitava asianmukaisesti. Monet yritykset sisällyttävät vastauksen esittämisen arviointimatriisiin merkittynä osana, mikä tekee ponnisteluista sen arvoista vastaavan yrityksen kannalta.
Hinnoittelu on tyypillisesti erillinen osa tarjousta. Jos hinnoitteluvaihtoehtoja on useita, vastauksessa on ilmoitettava selvästi ensisijainen arvo sekä vaihtoehtoisten ratkaisujen hinnoittelu. Monet ostosopimukset sisältävät toistuvan maksun, kuten lisenssin tai vuosihuollon. Tämä arvo on ilmoitettava tässä osassa ja ilmoitettava selkeästi kestosta.
Tarjouskilpailun hyväksymistä koskevat rajoitukset on sisällytettävä vastaukseen. Tämä sisältää aikataulun tarjouksen hyväksymiselle, aikataulun työn aloittamiselle, resurssien joustavuuden ja muut asiat. Maksuehdot on yleensä ilmoitettu myös vastauksessa, jotta neuvotteluprosessi voi alkaa.