Tarjoushankinta on järjestelmä, jossa tuotetta tai palvelua etsivät yritykset sallivat muiden yritysten tai yksityishenkilöiden tehdä kilpailevia tarjouksia voittaakseen oikeuden tarjota pyydettyä tuotetta tai palvelua. Prosessi tunnetaan myös nimellä “tarjouspyyntö”, koska tuotetta tai palvelua tarvitseva yritys pyytää palveluntarjoajia tekemään parhaan tarjouksen. Hankinnat hoitaa usein tuotteen agentti tai palvelua etsivän yrityksen ostaja. Tällä henkilöllä on valtuudet tehdä sopimuksia voittaneen tarjouksen toimittajille.
Useimmilla kolmansien osapuolten tuotteisiin tai palveluihin luottavilla yrityksillä on hankintaosasto. Näitä yrityksiä ovat ne, jotka tarvitsevat raaka -aineita lopputuotteensa tuottamiseen, kuten valmistusyritykset tai tietokoneiden kokoonpanijat tai jälleenmyyjät. Tarjouksia pyytävä yritys hahmottaa myös kunkin tarjouksen vaatimukset asiakirjassa, jota kutsutaan tarjouspyyntöksi (RFP). Ehdotuspyynnössä esitetään menettely, jota tarjoajien on noudatettava tarjoustensa jättämiseksi. Tämä sisältää yleensä hinnan, jonka toimittaja toimittaa tuotteen tai palvelun, ja ajan, jolloin se toimitetaan.
Valtion laitokset käyttävät tyypillisesti hankintajärjestelmää saadakseen useita oikeudenmukaisia tarjouksia kaikista tuotteista tai palveluista, joita he tarvitsevat. Tällä varmistetaan, ettei minkään sopimuksen tekemisessä tapahdu väärin. Esimerkiksi Yhdysvaltain yleisessä palveluhallinnossa (GSA) on useita osastoja, jotka käyttävät tarjoushankintajärjestelmää. GSA: lla on verkkosivusto, jossa luetellaan kaikki yhteydenottomahdollisuudet ja niihin liittyvät tarjousohjeet.
Useimmat tarjouskilpailujärjestelmät vaativat voittajaa halvimmaksi. Jotkut järjestelmät kuitenkin tukeutuvat muuttujien yhdistelmään, kuten toimituksen ajoitus, toimittajan maksukyvyttömyyden todennäköisyys ja toimittajan luotto. Tarjouksen jättämiseksi mahdollisen toimittajan on rekisteröidyttävä vain tarjousta pyytävän yrityksen kanssa ja laadittava tarjous sopimuksen erityisten sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti.
Tarjouskilpailun johtaja ilmoittaa voittaneelle tarjoajalle, ja hänelle tehdään virallisesti sopimus. Toimittajalle on varattu tietty aika tuotteen tai palvelun toimittamiseen. Jos tuotetta tai palvelua ei voida toimittaa ajoissa, yhteyshenkilö voidaan julistaa mitättömäksi ja tarjoushankintaprosessi alkaa alusta. Toimittaja, joka ei pystynyt toimittamaan ajoissa, on yleensä hylätty tekemästä uusia tarjouksia samasta sopimuksesta.