Tarjouskirje toimii viestintämuotona yrityksen ja riippumattoman urakoitsijan, myyjän tai freelance -työntekijän välillä. Kirjeessä hahmotellaan tuotteet tai palvelut, jotka urakoitsija tai freelancer pystyy toimittamaan, ja näiden palvelujen tai tuotteiden kustannukset. Tarjouskirjeet sisältävät usein myös tietyn päivämäärän tai aikataulun.
Kun yritys haluaa kolmannen osapuolen suorittavan tiettyjä tehtäviä tai tarjoavan tiettyjä tuotteita, se yleensä tunnistaa ensin selvästi tarvittavat palvelut tai tuotteet. Seuraavaksi yhtiö lähettää ehdotuspyynnön. Kiinnostuneet urakoitsijat tai freelancerit laativat sitten tarjouskirjeen vastauksena ehdotuspyyntöön.
Tarjouskirjeitä laadittaessa on tärkeää ymmärtää kaikki yrityksen vaatimukset. Tiettyyn pyyntöön räätälöity ehdotus auttaa yleensä lisäämään onnistuneen tarjouksen mahdollisuuksia. Tarjoajan on voitava hoitaa kaikki toimeksiannon näkökohdat, ja jos tarjouspyynnössä ei asetettu määräaikaa, tarjoajan olisi myös voitava asettaa realistinen toimituspäivä.
Markkinointi on keskeinen osa tarjouskirjettä, jota joskus kutsutaan tarjousehdotukseksi. Ihannetapauksessa tarjouskirjeen kirjoittajan pitäisi tuntea pyydetyn tuotteen tai palvelun markkinahinnat. Tämä on tärkeää paitsi siksi, että hylkääminen on todennäköistä ylihinnoitelluille tarjouksille, vaan myös siksi, että liian alhainen tarjous tuottaa pienemmän sijoitetun pääoman tuoton.
Yksinkertainen Internet -haku tuottaa monia tarjouskirjeitä. Jotkut sivustot tarjoavat itse asiassa hintatarjousmalleja. Mallit ovat yleisiä, mutta ne voidaan nopeasti muokata vastaamaan mitä tahansa ehdotuspyyntöä. Nämä sivustot voivat sisältää myös ammattimaisia kirjoitusohjelmistoratkaisuja, jotka voivat auttaa laatimisprosessissa ja tarjousprosessiin liittyvässä seurantaviestinnässä.
Täydellisesti laadittu tarjouskirje ei tietenkään takaa hyväksymistä. Ajan etsiminen tarjouskirjeen kirjoittamisesta voi puhua henkilön ammattitaidosta ja työetiikasta, mutta lopulta raha on usein ensisijainen tekijä. Kustannusten leikkaaminen on yleensä paljon voimakkaampi motivoiva voima yritykselle kuin tarjoajan kirjoitustyyli. Suuren tarjouskirjeen, jossa on kohtuullinen toimituspäivä ja kohtuulliset kustannukset, pitäisi kuitenkin lisätä tarjoajan mahdollisuuksia saavuttaa projekti.
Jos ehdotus hylätään, vuokrausyritys lähettää yleensä vastauksen ja ilmoittaa, miksi tarjous hylättiin. Ehkä toinen myyjä voisi tehdä työn halvemmalla. Ehkä onnistunut tarjoaja voisi toimittaa nopeammin. Joka tapauksessa hylkäämisen ei tarvitse olla rivin loppu. Jos tarjous oli tarpeeksi houkutteleva, tarjoaja voi olla ensimmäinen henkilö, joka ajattelee seuraavan kerran, kun yritys tarvitsee vastaavaa tuotetta tai palvelua.