Tarjouspyyntö, joka tunnetaan myös yksinkertaisesti tarjouspyyntönä, on virallinen kehotus toimittajalle tehdä tarjous potentiaaliselle asiakkaalle toivoen turvata kyseisen henkilön, yrityksen tai voittoa tavoittelemattoman organisaation liiketoiminnan. Tarjouspyynnöstä käytetään joskus nimitystä ehdotuspyyntö tai tarjouspyyntö, mutta se sisältää ehdot, jotka säätelevät työsuhdetta, sekä tarjoa hintaa, jonka liikkeeseenlaskija todennäköisesti pitää toivottavana. Vaikka tarjoukset voivat olla hieman epävirallisia, ne ovat usein hyvin dokumentoituja ja rakenteeltaan sellaisia, että tarjouksia pyytävä yhteisö voi verrata kaikkia toimituksia suhteellisen helposti.
Tarjouspyynnön luominen on suhteellisen yksinkertaista. Myöntävä yksikkö tunnistaa tarvittavat tuotteet, sisältää tarvittavat tiedot erityissovelluksista tai -ominaisuuksista ja pyytää valittuja toimittajia jättämään virallisen tarjouksen yrityksestä. Yleensä tarjouksen esittämiselle on rajoituksia ja eräpäivä, johon mennessä liikkeeseenlaskijan on saatava tarjous, jotta se voidaan ottaa huomioon. Liikkeeseenlaskijan asettamien ohjeiden noudattamatta jättäminen johtaa yleensä automaattiseen poissulkemiseen, kun vastaanotetut tarjoukset on arvioitu.
Tarjouspyyntöjen ytimessä on kunkin sopimuksen ehtojen mukaisesti tarjottavan tavaran tai palvelun hinnoittelu. Hinnoittelun tulee olla selkeä, ytimekäs ja täysin osuva tarjouksen antajan ilmoitettuihin ja oletettuihin tarpeisiin. Vaikka toimittajalla on yleensä jonkin verran tilaa sisällyttää muita tietoja, hinnoittelu on aina esitettävä yhdellä matriisilla, mieluiten yhdellä sivulla, jos mahdollista. Ei ole epätavallista, että matriisi on jäsennelty vastauksen pääkappaleeseen.
Päätettäessä hinnoittelumatriisin perustamisesta ja siitä, mihin tiedot sisällytetään tarjouspyyntöön annetun vastauksen tekstiin, on tärkeää kiinnittää erityistä huomiota tarjousehdotusarkkiin tai muihin liikkeeseenlaskijan luomiin asiakirjoihin. Hinnoittelumatriisin tulisi olla rakenteeltaan sellainen, että liikkeeseenlaskija voi seurata pyynnön yleistä kulkua arvioidessaan vastauksia. Jos matriisin sijoittamisessa on tarkkoja ohjeita siitä, mihin kohtaan vastaus tulee sijoittaa, varmista, että se on tehty. Tämä auttaa osoittamaan toimittajan katseet yksityiskohtiin ja helpottaa liikkeeseenlaskijan löytää nopeasti tiedot, jotka hän haluaa tarkastella lopullisen myyjän valintaprosessin aikana.
Tilanteissa, joissa tarjouspyyntö on hyvin yksinkertainen eikä sisällä paljon yksityiskohtia vastauksen tietojen rakenteesta ja sijoittelusta, vastaaja saattaa haluta käyttää kattilaehdotusta, joka tunnetaan myös ehdotusmallina. Monet yritykset ylläpitävät kattiloita, jotka voidaan nopeasti räätälöidä hinnoittelulla ja muilla perustiedoilla, jotka liittyvät tiettyyn tarjouspyyntöön. Voit myös ladata useita yleisiä ehdotusmalleja, joista osa on maksutta. Näitä geneerisiä resursseja tulisi kuitenkin käyttää vain, jos tarjouspyyntöä esittänyt toimittaja ei halua sisällyttää erityisiä tietoja vastauksen rakenteesta.