Tarjoussopimus on arvio tietyn työn suorittamisen kokonaiskustannuksista. Tällaista sopimusta käytetään erilaisissa liiketoimintamuodoissa henkilölle tai yritykselle, joka pyytää työn loppuun saattamista. Joissakin tapauksissa kustannusehdotuksia kerätään eri tarjoajilta, joista yksi tai useampi valitaan suorittamaan työ.
Tällainen sopimus voi alkaa niin kutsutulla ehdotuspyynnöllä (RFP). Tämä on kutsu tehdä tarjous tietystä työstä. RFP selventää usein suoritettavan työn yksityiskohtia. Näitä tietoja voivat olla työn aikataulut tai määräajat, työn sijainti ja kaikki muut tiedot, jotka voivat vaikuttaa toimittajan tarjoukseen. Jos tarjouspyynnössä ei ilmoiteta selkeästi joitain asianmukaisen tarjoussopimuksen edellyttämiä yksityiskohtia, mahdollisen toimittajan on otettava yhteyttä pyynnön esittäjään saadakseen lisätietoja.
Tarjoajaa kirjoittaessaan tarjoajan on ehkä otettava huomioon esimerkiksi työn suorittamiseen tarvittavat materiaalit, työhön kuluva aika ja työvoimakustannukset. Ne vaihtelevat usein suoritettavan työn ja työn edellyttämän koulutustason mukaan. Esimerkiksi mitä teknisempi työ, sitä enemmän sekä materiaalit että työ voivat maksaa sen suorittamisesta. Tarjousmallilla voidaan varmistaa, että kaikki kustannukset katetaan tarjousta laadittaessa.
Tarjoussopimuksessa on otettava huomioon myös voitto, jonka toimittaja haluaa tehdä työstä. Useimmissa tapauksissa nämä ehdotukset ovat tapa, jolla yritykset, jotka pyytävät tarjouksia, voivat verrata useita työn tarjouksia. Mitä enemmän toimittajia kilpailee työstä, sitä suurempi on mahdollisuus, että jotkut heistä hyväksyvät keskimääräistä alhaisemmat voittomarginaalit. Mitä pienempi vaadittu voittomarginaali, sitä alhaisempi kokonaistarjous voi olla.
Muutoslauseke voi olla tärkeä osa tarjoussopimusta. Muutoslauseke voi antaa toimittajalle mahdollisuuden pyytää muutosta tarjoukseen, jos työn tekemiseen tarvitaan enemmän rahaa tai aikaa. Tämä voi olla ratkaisevaa, jos työ vaatii rakentamista, kunnostamista tai kaikenlaista rakentamista. Jos urakoitsija ei kirjoita tarjoukseen tällaista lauseketta, ylimääräiset kustannukset, jotka tarvitaan työn loppuun saattamiseen odottamattomilla lieventävillä olosuhteilla, voivat jäädä toimittajalle.
Tarjoussopimuksen hyväksymisen jälkeen toimeksisaajan on usein allekirjoitettava lopullinen kopio henkilökohtaisesti. Tällä hetkellä toimittajan palkkaavan yrityksen edustajan tulee myös allekirjoittaa sopimus. Useat alkuperäiset kopiot on allekirjoitettava kerrallaan ja pidettävä molempien osapuolten arkistossa.