Taseen ulkopuolinen tase on tapa seurata omaisuutta tai velkaa sisällyttämättä sitä pääkirjanpitojärjestelmään. Useimmilla yrityksillä on kaksi tapaa hallita varoja ja velkoja, joita kutsutaan taseen ulkopuolisiksi ja taseen ulkopuolisiksi ja joita kutsutaan joskus kirjanpitoon ja kirjanpidon ulkopuoliseksi kirjanpidoksi. Taseessa olevat varat ja velat ovat tavanomaisia liiketoimia, jotka yhtiö omistaa ja joista ne ovat suoraan vastuussa, kun taas taseen ulkopuoliset liiketoimet ovat tilanteissa, joissa yhtiöllä ei ole rahan suoraa omistusta. Tämä termi on myös yleinen tapa kuvata laittomia kirjanpitokäytäntöjä.
Suurin ero taseessa olevien ja taseen ulkopuolisten varojen tai velkojen välillä on omistus. Kun omaisuuserä tai velka kuuluu yritykselle, yritys voi tehdä rahalla melkein mitä tahansa haluamallaan tavalla, kuten purkaa varoja ja käyttää rahat, sijoittaa uudelleen omaan yritykseensä tai myydä velkoja muille laitoksille. Jos rahat eivät kuulu yritykselle, se ei voi tehdä mitään ilman omistajan lupaa.
Tavallisia käyttötarkoituksia
Useimmat yritykset käyttävät on-book-järjestelmää lähes yksinomaan. Vähittäiskauppojen ja ravintoloiden kaltaisilla paikoilla ei ole yhteistä tarvetta kirjanpidon ulkopuoliselle kirjanpidolle. Ainoat paikat, joissa käytäntö on yleistä, ovat rahoituslaitokset ja välityspalvelut. Näillä yrityksillä on usein rahaa ja varoja muille osapuolille, ja vaikka nämä varat ovat yrityksen järjestelmässä, ne eivät itse asiassa kuulu yhtiölle.
Vaikka monet pankit käyttävät taseen ulkopuolista järjestelmää, sitä ei vaadita jokaiseen pankkitapahtumaan. Esimerkiksi kun henkilö antaa rahaa pankille, se on osa sopimusta, jonka hän teki tilin avaamisen yhteydessä. Pankin hallussa olevat rahat kuuluvat itse henkilölle, ja hän voi käyttää niitä haluamallaan tavalla. Kun henkilö saa rahaa pankista, hän itse saa itselleen rahat takaisin, mikä tarkoittaa, että tapahtumaa pidetään itse asiassa osana varausjärjestelmää. Tämän seurauksena suurin osa laitoksen kirjanpidosta tehdään taseessa.
Tapahtuma merkitään taseen ulkopuolelle vain, jos rahaa hallussa pitävällä laitoksella ei ole määräysvaltaa välittömän sopimusedun ulkopuolella. Tämä tilanne tulee esiin vain muutamissa tapauksissa, ja useimmat niistä sisältävät rahan pitämistä luottamuksessa. Jos esimerkiksi välitysyritys pitää pienen määrän sijoittajan rahoja vakuutena osakemarkkinoiden laskua vastaan, kyseinen raha ei oikeastaan kuulu yhtiölle ennen kuin se ottaa sen pois tappion kattamiseksi. Siihen asti rahat ovat välitysyrityksen tileillä, mutta yritys ei voi käyttää niitä.
Laittomien tapahtumien tallentaminen
Taseen ulkopuolinen tase on myös yleinen tapa kuvata laittomia liiketoimia. Nämä tapahtumat suoritetaan yrityksen virallisten kirjojen ulkopuolella. Alkuperästään riippumatta kaikki tulevat tai menevät rahat on kirjattava. Aiemmin tämä johti käytäntöön käyttää kahta kirjanpitokirjaa, yksi virkamies ja toinen ei, luomalla kirjanpitokirjanpitojärjestelmä.