Yhteinen maksaja on yhteisö, joka hoitaa yhdessä etuyhteydessä olevien yritysten työntekijöiden palkanlaskennan ja verot. Tämän tyyppisen palkanlaskennan käyttäminen, jos yritys on siihen oikeutettu, voi säästää rahaa veroissa joissakin tilanteissa. Yritykset, jotka haluavat käyttää tätä vaihtoehtoa, saattavat joutua jättämään hakemuksen ja toimittamaan huolelliset asiakirjat kelpoisuutensa osoittamiseksi. Myös palkanlaskennan hallintaa on käsiteltävä huolellisesti, jotta se täyttää sääntelystandardit.
Ensimmäinen vaatimus yhteisen maksajan käytöstä on, että yritykset ovat etuyhteydessä toisiinsa. Tämä tapahtuu yleensä saman yrityksen tytäryhtiöissä. Esimerkiksi eläinlääkäriasemalla voi olla osasto, joka tarjoaa kotikäyntejä, diagnostiikkalaboratorion ja säännöllisen käytännön, jotka kaikki toimivat itsenäisesti. Jos eläinlääkintäteknikko antaa tukea käytännössä ja kotikäynneillä, hänelle maksetaan teoriassa erillinen palkka ja palkkaverot kertyvät molemmille työnantajille.
Yhteisen palkkausmiehen kanssa kyseiselle työntekijälle voisi maksaa palkkahallinnon kolmas osapuoli, joka edustaa kaikkia divisioonia, mikä täyttää seuraavan tällaisia järjestelyjä koskevan vaatimuksen. Tämä yksikkö maksaa palkan kaikille työntekijöille yksin, ei yksittäisten palkanlaskentaosastojen. Maksaja toimii tehokkaasti työnantajan tavoin, korvaamalla tehdyt työtunnit, vähentämällä tarpeen mukaan ja ilmoittamalla palkkaverot. Kaikki veroasiakirjat toimitetaan kerralla; eläinlääkäriteknikko ei saisi erillisiä maksuja ja lausuntoja kotikäynneistä ja itse harjoittelusta.
Jos yhteisen maksajan sääntöjä noudatetaan, yritykset voivat välttää ylimääräisiä verovelkoja. Käytäntö voi myös virtaviivaistaa palkanlaskentaa ja laskutusta, mikä voi tarjota lisäsäästöjä yritykselle. Työntekijöille se voi tarjota joitain etuja poistamalla sekaannukset useista maksuista ja veroilmoituksista, mikä voi helpottaa tarkkojen henkilökohtaisten verojen ilmoittamista. Tilintarkastajat voivat tarkistaa määräajoin tietueet ja käytännöt varmistaakseen, että yhteisö on edelleen yhteinen maksaja ja että sitä voidaan kohdella yhtenä.
Erilliset yritykset, joilla ei ole suhdetta, eivät voi käyttää tätä asetusta palkanlaskennan käsittelyyn. Työntekijöiden maksut ja veroasiakirjat olisi toimitettava kokonaan erikseen. Samoin jos yksittäisiä palkkahallintoyksiköitä ylläpidetään, tämä rikkoo yhteistä palkkahallintasopimusta. Yritykset, jotka haluavat luoda tällaisia järjestelyjä, saattavat haluta tavata kirjanpitäjien ja verovaltuutettujen kanssa keskustellakseen suunnitelmasta. He voivat saada erityisiä neuvoja siitä, miten järjestää järjestelmä pysymään lain rajoissa ja maksimoimaan tehokkuus.