Termi “tavaramerkki lakkaa ja luopu” viittaa yleisimmin kirjeeseen, jossa kehotetaan osapuolta, joka käyttää yrityksen tavaramerkkiä ilman asianmukaista lupaa, lopettamaan välittömästi merkin käyttö. Tällaiset kirjeet laatii usein asianajaja, ja ne lähetetään yleensä tavalla, joka vaatii allekirjoituksen tai muun todistuksen siitä, että kirje on vastaanotettu oikealla osapuolella. Ilmoitus on nopea tapa ilmoittaa rikoksentekijälle, että tavaramerkin omistaja on tietoinen tilanteesta, ja se usein riittää vakuuttamaan rikoksentekijän lopettamaan. Jos kuitenkin on ryhdyttävä muihin oikeustoimiin, tuomioistuin voi antaa lopettamispäätöksen. Jos rikoksentekijä päättää jättää tämän määräyksen huomiotta, tuomioistuin voi määrätä hänelle sakon tai muun rangaistuksen.
Tavaramerkin käyttöä ilman asianmukaista lupaa kutsutaan tavaramerkin loukkaukseksi ja se on vakavaa. Yritykset maksavat – joskus huomattavia – maksuja varmistaakseen, että kukaan muu ei voi käyttää logojaan, symbolejaan tai muita tavaramerkkikuviaan ilman yrityksen nimenomaista lupaa. Yritys, joka sallii muiden loukata tavaramerkkioikeuksiaan, vaarantaa asiakkaiden hämmennyksen ja heikentää brändin vahvuutta. Oikeudenkäynnit voivat kuitenkin tulla kalliiksi. Tavaramerkin lopettamis- ja luopumiskirje on yritykselle kustannustehokas tapa puolustaa oikeuksiaan.
Suuret yritykset ja yritykset, joilla on tuotekuva, jotka ovat alttiita rikkomukselle, pyytävät usein asianajajiaan laatimaan tavanomaisen tavaramerkin lopettamis- ja poistamislomakkeen, joka sisältää muokattavia kenttiä. Näiden kirjeiden avulla yritys voi yleensä lisätä vastaanottajan nimen, kirjeen päivämäärän sekä rikkomuksen luonteen, sijainnin ja päivämäärän. Tämän ansiosta yrityksen on helppo lähettää kirjeitä tarpeen mukaan pyytämättä asianajajalta uutta kirjettä joka kerta, kun rikkomus tapahtuu.
Jos rikoksen tekijä ei vastaa tavaramerkin lopettamis- ja hylkäyskirjeeseen, ilmoitus itsessään voi olla arvokas todiste tuloksena olevassa oikeudenkäynnissä. Sen avulla voidaan todeta, että osapuoli oli tietoinen rikkomisesta ja jatkoi tietoisesti ilmoituksen jälkeen. Se voi myös osoittaa, että arkistointiyritys pyrki vilpittömästi välttämään oikeuteen menemistä.
Yritysten tulisi seurata kaikkia tällaisia lopetus- ja hylkäyskirjeitä, vaikka asia ratkaistaisiin nopeasti. Osapuoli, joka on päättänyt loukata tavaramerkkiä, voi lopettaa loukkauksen saatuaan kirjeen, odottaa jonkin aikaa ja jatkaa sitten hiljaa rikkomustoimintaa. Tämä manipulointi voi jatkua loputtomiin, jos tavaramerkin omistajalla ei ole seurantajärjestelmää, joka paljastaa toistuvat rikolliset.