Tehokas tiedonhallinta on liiketoiminta -ala, joka analysoi erityyppisiä tietoja, joita voidaan käyttää resurssina liiketoiminnan parantamiseen. Tietojen kerääminen ja myöhempi analyysi voidaan tehdä sähköisesti tai manuaalisesti. Tietohallinto nykypäivän liiketoimintaympäristössä sisältää usein tiedonhallinnan, tietotekniikan tai tietojenkäsittelytieteen liiketoiminnan osastot. Nämä osastot auttavat yrityksiä yleensä hallitsemaan kerättyjen tai kerättyjen tietojen määrää sähköisten välineiden avulla. Analyysi suoritetaan yleensä myös sähköisesti.
Tehokkaita tiedonhallintatietoja voidaan kerätä sisäisistä tai ulkoisista liiketoiminnan lähteistä. Sisäiset yritystietolähteet voivat sisältää kirjanpito-, tuotanto-, johto- tai henkilöstöosastot. Ulkoisia yritystietolähteitä ovat usein taloudelliset markkinat, kilpailijat, kansalliset järjestöt tai paikallinen kauppakamari.
Yritykset kehittävät yleensä tiedonkeruuprosesseja niiden erityistarpeiden ja liiketoimintaympäristön perusteella. Yritys käyttää valmiita tai tavanomaisia tiedonkeruuprosesseja voi haitata yrityksen kykyä kerätä tehokkaasti tietoa liiketoimintapäätöksiä varten. Yritykset voivat myös kehittää erillisiä tiedonkeruustrategioita yrityksensä eri osastoille tai osastoille. Tehokas tiedonhallinta on vain yhtä tehokasta kuin tietojen keräämiseen käytetty järjestelmä. Liian paljon tiedon keräämistä tai sellaisten tietojen keräämistä, jotka eivät liity liiketoimintapäätökseen tai käytettävissä oleviin mahdollisuuksiin, voi haitata yrityksen kykyä tehdä vahvoja liiketoimintapäätöksiä. Yritykset voivat myös käyttää tehokasta tiedonhallintaa korjatakseen liiketoimintaan liittyviä ongelmia. Tietojenhallintaprosessin aikana kerätyt epätarkat tai ennenaikaiset tiedot voivat myös estää yrityksiä korjaamasta ongelmia tai ongelmia.
Tehokas tiedonhallinta keskittyy muutamiin yksinkertaisiin periaatteisiin, kun hallitaan yritystietotoimintaa. Näihin periaatteisiin voi kuulua tietojen monimutkaisuuden tunnistaminen, keskittyminen liiketoimintakäytäntöjen mukauttamiseen kerättyjen tietojen mukaan ja tietojen aineellisten tai aineettomien hyötyjen arviointi. On myös tärkeää priorisoida tiedot liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Kerättyjen tietojen asianmukainen analysointi voi auttaa yrityksiä valitsemaan oikean johtajan toteuttamaan liiketoimintapäätökset ja rajoittamaan tietoihin liittyvän liiketoimintariskin määrää. Tehokkaaseen tiedonhallintaan kuuluu myös jatkuva kommunikaatio johtajien ja työntekijöiden välillä sekä säännöllinen arviointi yrityksen toteuttamisprosessista tietojen perusteella. Nämä periaatteet voivat auttaa varmistamaan, että yritykset käyttävät oikein kerättyjä yritystietoja toiminnan ja voiton maksimoimiseksi.