Virallisessa kirjeen kirjoittamisessa on tapana sisällyttää tervehdys, joka tunnetaan tervehdyksenä. Tavallisessa liikekirjeessä se näkyy yleensä kaksi riviä vastaanottajan osoitteen alapuolella, jos sellainen on. Muuten tervehdys alkaa lähellä kirjeen oikeaa yläkulmaa. Oikea tervehdys muodolliselle kirjeelle alkaa yleensä sanalla Dear, jota seuraa kirjeen vastaanottajan otsikko ja nimi: “Dear Mr. Smith” tai “Dear Professor Jones”.
Jotkut liike- tai viralliset kirjeet jättävät sanan “rakas” kokonaan pois ja alkavat vain vastaanottajan nimellä. Sen jälkeen voi olla pilkku, puolipiste tai jopa viiva. Tarkoituksena on varmistaa, että oikea vastaanottaja vastaanottaa viestin ja asettaa kirjeen yleisen sävyn. Jotkut nykyaikaiset kirjeen kirjoittajat voivat jättää tervehdyksen kokonaan pois, varsinkin kun he käyttävät rajoitettua kapasiteettia.
Epävirallinen kirje voi sisältää epävirallisen tervehdyksen, kuten hei, hei, hei, tai mitä kuuluu? Sähköpostiviestit voivat olla erityisen epävirallisia, ja lähettäjän ensimmäinen viesti sisältää muodollisemman tervehdyksen, kuten “Hei herra Jones”, ja myöhemmät vastaukset hylkäävät sen kokonaan.
Jotkut kirjoittajat, jotka eivät tiedä aiotun vastaanottajan nimeä tai otsikkoa, voivat käyttää yleisempää tervehdystä, kuten “Kenelle se voi koskea” tai “Arvoisa herra tai rouva”, vaikka liike -etiketti -asiantuntijat ehdottavat vahvasti, että on hankittava erityisiä yhteystietoja ennen turvautumalla tällaiseen yleiseen tervehdykseen. Jopa yleisiä tervehdyksiä, kuten “Hyvä asiakaspalvelun edustaja”, voidaan pitää parannuksena “Kenelle se voi koskea”.
Asianmukaisen tervehdyksen tulisi vastata lähettäjän ja vastaanottajan tuntemusta. Esimerkiksi Yhdysvaltain presidentille osoitetun muodollisen kirjeen pitäisi alkaa “Arvoisa herra presidentti”, ei “Hei Barack” tai “Hei Prez”. On viitekirjoja, jotka sisältävät kunnolliset terveiset arvohenkilöille, poliittisille johtajille, julkkiksille, uskonnollisille hahmoille ja muille ammattilaisille, joten kirjeen kirjoittajan tulee olla varma siitä, että hän käyttää asianmukaista tervehdystä.
Liikekirjeen alkutervehdyksen tulee myös vastata sulkemisen sävyyn ja muodollisuuteen. Perinteinen “Ystävällisin terveisin” tai “Ystävällisin terveisin” saattaa kuulostaa hieman kömpelöltä tai vanhentuneelta nykyaikaisessa liikekirjeessä, mutta tällaisen viimeisen rivin käyttäminen auttaa yksilöimään viestin. Valituskirjeen lopettaminen “kunnioittavasti” voi palauttaa prosessin vieraanvaraisuuden tunteen, kun taas saatekirjeen lopettaminen “Odotan oikea -aikaista vastaustasi” osoittaa kiinnostusta ja aloitteellisuutta.
Muodollisen tervehdyksen käyttäminen ei ehkä ole niin kriittistä monissa nykyaikaisissa kommunikaatioissa, mutta se auttaa helpottamaan vastaanottajan pääsyä kirjeen muuhun osaan ja asettaa sävyn joko muodolliseksi tai epäviralliseksi.