Tietojen elinkaaren hallinta on nimi strategioille ja käytännöille, joita yritys käyttää digitaalisen tiedon ylläpitämiseen ja järjestämiseen. Se on nykyaikaista kehitystä strategioissa, joita käytetään fyysisten tietojen hallintaan, kuten paperille, kalvoille ja muille fyysisille tietovälineille. Tiedot käyvät läpi viiden vaiheen tiedon elinkaaren hallinnassa. Nämä ovat luominen, jakelu, ylläpito, käyttö ja hävittäminen.
Tietojen elinkaaren hallinnan avulla tietyn datan siirtoa ja tallennusta hallitaan sen luomishetkestä siihen hetkeen, kun se lakkaa olemasta hyödyllinen. Yleensä tämä tapahtuu liiketoimintaympäristössä, vaikka tietojen elinkaaren hallintaa voidaan käyttää myös tietojen ylläpitoon julkisiin tai muihin tarkoituksiin. Yrityksen tiedon elinkaaren hallintapolitiikka määräytyy organisaation yleisten tavoitteiden mukaan ja on läheisesti sidoksissa sen yleisiin tietotekniikkapolitiikkoihin.
Prosessi alkaa uuden tiedon luomisella tai vastaanottamisella. Tiedot voidaan luoda joko sisäisesti, kuten silloin, kun kirjanpitäjä laatii talousarviota organisaatiolle, tai ne voidaan vastaanottaa yrityksen ulkopuolelta. Tämä voi sisältää lomakkeita, kirjeenvaihtoa tai raportteja.
Tiedot jaetaan sitten. Sisäisellä tasolla tiedot välitetään yrityksen työntekijöille ja johtajille, jotka saattavat tarvita sitä poliittisten päätösten tekemiseen. Tiedot voidaan myös jakaa ulkoisesti toimittajille, asiakkaille tai osakkeenomistajille.
Seuraavaksi tietoja voidaan käyttää liiketoimintapäätösten tekemiseen tai yrityksen politiikan ohjaamiseen. Tiedot on säilytettävä koko käyttö- ja jakeluprosessin ajan. Ylläpito sisältää tietojen arkistoinnin, haun ja siirrot. Jotta tiedosta olisi hyötyä, yrityksen on järjestettävä se ennalta määrätyssä järjestyksessä ja oltava käytössä järjestelmä sen hallitsemiseksi. Prosessit tietojen seurantaan sen ollessa käytössä ovat myös osa ylläpitovaihetta.
Lopuksi tieto hävitetään. Tämä on käytäntö, joka koskee tietojen käsittelyä, jotka ovat vähentyneet ajan myötä. Tällaisiin tietoihin päästään harvemmin, ja ne ovat saattaneet täyttää hallituksen tai organisaation sääntöjen mukaiset säilytysvaatimukset.
Hyvin organisoidussa tietojen elinkaaren hallintajärjestelmässä tiedot liikkuvat sujuvasti näiden viiden vaiheen läpi. Poikkeus on, kun yritys osallistuu oikeustoimiin. Tässä tapauksessa jotkut tiedot voidaan jäädyttää tai poistaa yleisestä tietovirrasta, kunnes oikeudellinen kysymys voidaan ratkaista.