Tietojenhallintajärjestelmä on laaja järjestelmä, joka sisältää suuria määriä tietoa koko organisaatiossa. Tietoelementtejä syötetään eri järjestelmiin koko organisaatiossa. Tiedonhallinta on vastuussa kaikkien näiden tietoelementtien yhdistämisestä yhtenäiseksi järjestelmäksi. Organisaation koosta riippuen tämä järjestelmä voi ylittää monia alustoja ja ohjelmistosovelluksia tai kaikki voidaan sijoittaa samaan tietokoneeseen.
Organisaatiot keräävät valtavia määriä tietoja päivittäin. Saadakseen ja käyttääkseen kaikkia näitä tietoja organisaatio tarvitsee hyvin suunnitellun ja hallinnoidun tietojärjestelmän. Tietojen lähde tai muoto on merkityksetön. Kaikki tiedot on syötettävä järjestelmään, jotta organisaatio voi käyttää niitä.
Tietoja on hallittava koko niiden elinkaaren ajan. Paperiset asiakirjat, sähköiset asiakirjatiedostot, ääni-, video- ja sovelluskohtaiset tiedot on tallennettava ja tallennettava oikein. Lait ja määräykset asettavat vaatimukset siitä, miten organisaatio tallentaa, käyttää ja arkistoida tietoja. Nämä lait ja määräykset vaihtelevat kerättyjen tietojen tyypin mukaan.
Yksilöt, joilla on kokemusta eri tieteenaloista, kehittävät yhdessä tiedonhallintajärjestelmää. Liiketoiminta -analyytikot ja asianajajat määrittelevät tietyn liiketoimintatarpeen liiketoiminnalliset ja lakisääteiset vaatimukset. Nämä tiedot syötetään sitten tietokanta -asiantuntijoille ja informaatioasiantuntijoille määrittämään, miten tiedot on tallennettava järjestelmään. Lopulta ohjelmoijat ja muut tekniset asiantuntijat kehittävät ohjelmistoa, jota käytetään näiden tietojen tallentamiseen.
Jokainen organisaation liiketoiminta- ja tietotarve on käsiteltävä jonkinlaisessa tiedonhallintajärjestelmässä. Monet näistä järjestelmistä on kehitetty organisaation sisällä tällaisen organisaation ainutlaatuisten tarpeiden vuoksi. Organisaatio voi myöntää kaupallisten ohjelmistosovellusten lisensoinnin vastaamaan monia sen tiedonhallintatarpeita. nämä erilliset järjestelmät on kuitenkin integroitava, jotta ne voivat kommunikoida keskenään. Tämä integraatioprosessi voidaan suorittaa organisaation sisällä tai ulkopuolisten konsulttien toimesta.
Tietojenhallintajärjestelmä sisältää erilaisia tietoja sen sisällä. Nämä tiedot voidaan kerätä näppäimistöllä, Web -portaalin keräämisellä tai jopa matkapuhelimilla. Yleensä näissä tietoelementteissä on tiettyjä tunnisteita, joiden avulla organisaatio voi kerätä tietoja järjestelmän läpi yhdestä tietystä kyselystä. Tämä ominaisuus on luonnostaan tärkeä järjestelmän menestyksen kannalta. Jos järjestelmä ei salli tällaista kyselyä, se ei ole tiedonhallintajärjestelmä vaan pikemminkin ohjelmistosovellusten kokoelma.