Tiedonhallintasykli kuvaa tapaa, jolla tieto kerätään, käsitellään ja jaetaan organisaatiossa. Tieto voidaan kerätä lähteistä, jotka luovat sen yrityksessä, tai ulkoisista lähteistä. Tätä tietoa käsitellään sitten organisaatiossa ja jaetaan asianomaisille henkilöille tai osastoille, jotka tarvitsevat sitä. Syklin täydentää palaute, joka päivittää organisaatioon tallennetun tiedon.
Organisaatiossa syntyvän tiedon kaappaaminen edellyttää yleiskatsausta niistä kohdista, joissa tietoa luodaan. Tietoa voi syntyä tutkimusosastolla, järjestelmien ja prosessien tarkasteluista tai auditoinneista, myynnin ja markkinoinnin kokemuksista tai asiakaspalautteen tai avoimen innovaation kautta. Tietoa voi syntyä myös ulkoisista lähteistä, kuten toimittajilta ostetuista uusista tuotteista ja prosesseista, konsulttien laatimista raporteista, ammattilehdistä, konferensseista ja seminaareista.
Tieto on kerättävä asianmukaisilla ohjelmistojärjestelmillä tai muilla raportointijärjestelmillä tai nimetyn henkilöstön on kerättävä se. Asiaankuuluvan tiedon vangitseminen organisaatiossa on usein yksi tiedonhallintasyklin heikoista kohdista. Asiakkaille tai asiakkaille tehty työ voidaan arkistoida ja arkistoida ajattelematta sen merkitystä tuleville projekteille. Hyödyllisen tiedon asianmukainen arkistointi ei yleensä ole painopisteenä työskentelevän henkilöstön ensisijainen tavoite palvella asiakkaiden tarpeita tiukassa määräajassa. Sen sijaan tiedonhallintaa ja tiedon keräämistä on yleensä kannustettava nimetylle tiedonhallintahenkilöstölle.
Tiedonhallintasyklin seuraava vaihe käsittää tietojen käsittelyn ja jakelun niihin pisteisiin, joissa niitä tarvitaan. Joissakin tapauksissa tiettyyn tehtävään osallistuva henkilöstö voi käyttää asianmukaista arkistoa ja hyötyä organisaatioon tallennetusta tiedosta. Tiedon jakelun on myös ohjattava henkilöstöä, kuten tietämyspäällikkö, joka on tietoinen organisaation toiminnasta ja voi ohjata asiaankuuluvat tiedot toimintoihin, joissa se on hyödyllistä silloin, kun sitä tarvitaan.
Palautteen tuloksena tietoarkisto päivitetään ja uudistetaan. Palaute ja kokemus tuotteesta tai prosessista voi johtaa suunnitteluun tai tuotantoon. Markkinointimenetelmiä ja -tekniikoita voidaan muuttaa myyntitilastojen ja markkinatutkimusten tulosten perusteella. Tietämyksen hallintasyklin aikana kehitetään teknologisia innovaatioita tutkimuksen tai avoimen innovaation avulla ja tuotteita muutetaan kilpailevaa teknologiaa koskevien aikakauslehtien ja konferenssien ulkoisen tiedon seurauksena.