Tietojen louhintaprojektin aloittavat tyypillisesti yritysjohtajat tai analyytikot. Tietojen louhinnan tarkoituksena on tunnistaa malleja tai suuntauksia suurissa tietojoukoissa. Esimerkiksi tietojen louhintaprojekti asiakkaiden ostotrendeihin voi auttaa informoimaan uuden tuotteen lanseeraamiseen liittyvää päätöksentekoprosessia, asiakkaiden mieltymyksiä ja prioriteetteja.
Jokainen tiedonlouhintaprojekti vaatii yhdistelmän henkilöstöä eri organisaation eri alueilta. Projektipäällikkö on yleensä henkilö, jolla on asiantuntemusta liiketoimintatiedonvälitystyökaluista, tiedonlouhinnasta ja tietovarastotukista. Aiheasiantuntijoita rekrytoidaan organisaation eri käytännön alueilta. Esimerkiksi markkinoinnin, myynnin ja myyntisaamisten työntekijät lisäisivät projektia. Tietotekniikkahenkilöstöön kuului hankkeessa järjestelmiä ja liiketoiminta -analyytikoita.
Tietojen louhintaprojektin tukeminen edellyttää kahta ensisijaista vaatimusta: ohjelmistoja ja taitoja. On olemassa laaja valikoima Business Intelligence -ohjelmistoja, jotka tarjoavat tiedonlouhinnan tukemiseen tarvittavat työkalut. Yleensä tapahtumatiedot on tunnistettava ja siirrettävä tietovarastoon. Kun relaatiotietokantarakenne on luotu, tiedon louhintatyökaluja käytetään luomaan mukautettuja kyselyitä, tietokuutioita ja raportteja.
Tietojen louhintaprojektissa työskentelevä henkilöstö vaatii taitoja tilastoista, tietotekniikasta, tiedonhallinnasta ja tietojen eheysasioista. Tämän tyyppisissä projekteissa käytettävä ohjelmisto on erittäin monimutkainen, ja käyttäjien koulutus on välttämätöntä käytettävissä olevien toimintojen hyödyntämiseksi. Monille organisaatioille tiedon louhintaprojektiin liittyviä kustannuksia on mitattava huolellisesti tämän tekniikan mahdollisista eduista.
Tietojen louhintaprojektissa on neljä vaihetta: vaatimuksia koskeva asiakirja, käyttäjämääritysten määrittäminen, tietokannan toteuttaminen sekä kyselyiden ja raporttien kirjoittaminen. Vaatimusasiakirjan laatii projektipäällikkö, joka perustuu keskusteluihin hankkeen sponsorin kanssa. Tämän asiakirjan tarkoituksena on ilmoittaa selkeästi hankkeen laajuus, resurssit, aikataulu ja toimituspäivä. On hyvin yleistä vaatia allekirjoituksia hankkeen sponsoreilta ja johtotasolta sen varmistamiseksi, että ylin johto on hyväksynyt hankkeen.
Käyttäjämäärittelyt luovat usein yritysanalyytikoiden ja loppukäyttäjien ryhmä. Tämä prosessi vaatii tyypillisesti sarjan kokouksia, asiakirjojen tarkistamista ja muokkaamista. Mitä yhteistyöhaluisempi prosessi, sitä tyydyttävämpi lopputulos. Yhdessä työskenteleminen lisää liiketoiminta -analyytikkojen ymmärrystä käyttäjien näkökulmasta.
Tekniset tiedot ja vaatimukset -asiakirja toimitetaan Business Intelligence -tiimille, joka on vastuussa tietokantarakenteen luomisesta, tarvittavien tietojen poimimisesta ja yhteistyöstä muiden tiimin jäsenten kanssa tämän aloitteen tukemiseksi tarvittavan infrastruktuurin luomiseksi. Tämä projektin osa vaatii aikaa, ohjelmistoa ja laitteistoa. Monissa organisaatioissa kustannus -hyötyanalyysi toimitetaan projektin sponsorille tässä vaiheessa, jotta rahoitus voidaan turvata.
Varsinaiset kyselyt ja raportit perustuvat käyttäjien tarpeisiin ja liiketoiminta -analyytikkojen on testattava ne ennen käyttöönottoa. Tarkastele ydinliiketoimintoja ja nykyisiä raportteja nähdäksesi mitä tietoja tarvitaan ja selvitä, onko tiedonlouhinta sopiva työkalu tämän tarpeen täyttämiseksi.