Lehdistötilaisuus on paikka, jossa henkilö tai organisaatio luovuttaa tietoja uutistoimittajille ja toimittajille. Konferenssista vastaavat henkilöt luovat yleensä luettelon yksittäisistä henkilöistä ja tiedotusvälineiden edustajista, jotka kutsutaan tapahtumaan. Näille kutsutuille voidaan antaa lehdistölippu, joka on toisinaan muodollinen kutsukirje tai yksinkertaisesti tunnustus siitä, että henkilö on lehdistön laillinen edustaja.
Konferenssissa julkaistujen uutisten katsotaan olevan tietueilla, mikä tarkoittaa, että tiedot on tarkoitettu julkistettavaksi suurelle yleisölle. Ennen tiedotustilaisuutta uutistoimittajalle voidaan antaa täsmälleen samat tiedot etukäteen, mutta hänelle voidaan kertoa, että uutiset on kiellettävä, kunnes varsinainen konferenssi tapahtuu. Tällaiset tiedot, jotka on toimitettu toimittajien ryhmälle ennen lehdistötapahtumaa tai jotka on toimitettu toimittajalle hänen taustatietojensa antamista varten, voivat olla epävirallisia. Toimittajalle epävirallisten tietojen antaminen toimii kunniajärjestelmässä. Toimittaja, joka rikkoo ennätyksellisiä tai saartokieltoja koskevia tietoja, kärsii todennäköisesti maineen menettämisestä, eikä hän saa enää uutisia kyseiseltä lähteeltä.
Tyypilliselle toimittajalle vakaan, luotettavan lähteen viljeleminen varmistaa, että toimittajalla on mahdollisuus raportoida tapahtumasta ennen kilpailijaansa. Tätä kutsutaan “kauhaksi” tai uutiseksi. Uutisraportointi on erittäin kilpailukykyinen toimiala, ja toimittajat arvostavat luotettavia lähteitä, jotka voivat antaa toimittajalle yksinomaisia vinkkejä. Kiusalliset uutiset mahdollistavat tasavertaisemmat toimintaedellytykset toimittajien ryhmälle yhtäläisille mahdollisuuksille raportoida uutisia. Kun hän tietää etukäteen, mistä keskustellaan, toimittaja on paremmin valmistautunut esittämään asianmukaisia kysymyksiä konferenssin aikana sen sijaan, että hänen pitäisi ajatella nopeasti ja kilpailla muiden toimittajien kanssa kenttäkysymyksissä.
Korkean profiilin lehdistötilaisuudessa toimittajat hakevat paikkaa saadakseen vastauksen kysymykseen. Esimerkki korkean profiilin konferenssista olisi lehdistötilaisuus, jossa kuuluisa henkilö tai korkean tason poliitikko vastaa julkiseen paljastukseen skandaalista tai puhuu peloista katastrofin jälkeen. Tiedotustilaisuus voi olla suunniteltu tai improvisoitu. Joissakin englanninkielisissä valtioissa improvisoitua lehdistötilaisuutta voidaan kutsua mediahuijaukseksi. Lehdistötilaisuudet, jotka kutsutaan koolle vapauttamaan tietoja, jotka ovat enemmän myynninedistämistarkoituksessa kuin uutisarvoinen tapahtuma, on näennäinen tapahtuma.
Viestintätekniikkaa, kuten videoneuvotteluja, voidaan käyttää tiedotustilaisuuden järjestämiseen, koska se mahdollistaa kysymysten vastaanottamisen niiltä, jotka eivät ole fyysisesti läsnä. “Neuvotteluja” lehdistötilaisuuteen puhelimitse käytettiin vuonna 2011, jolloin Yhdysvaltojen väestönlaskennan tulokset julkistettiin. Soittajat odottivat puhelinjonossa tilaisuutta kysyä väestönlaskennan virkamiehiltä tiettyjä kysymyksiä.