Tietoorganisaatio on kokonaisprosessi kaiken yrityksen tai yrityksen keräämän tiedon ja tietämyksen järjestämiselle ja järjestämiselle. Tällä tavalla yrityksellä voi olla paljon helpompi saada tietoja ja resursseja tarvittaessa. Tämä prosessi auttaa yritystä myös tunnistamaan, kuinka paljon tietoa sillä on ja kuinka paljon siitä puuttuu. Osaamisorganisaation käsitettä on siis käsitelty ”tietämyksenä” voimavarana, jota on säilytettävä ja lisättävä yrityksen eduksi.
Tietämyksen järjestämismenetelmä sisältää useita vaiheita, jotka voivat tapahtua sekä päällekkäin että samanaikaisesti. Ensimmäinen vaihe on luokittelu, jossa asiakirjat voidaan ensin lajitella ja ryhmitellä yhteen niiden yhteisten tekijöiden mukaan. Tietojen kartoitus seuraa tämän jälkeen, jolloin kaikki mahdolliset tietolähteet – ihmiset, laitokset ja tekniikka – tunnistetaan. Tämä auttaa lisäämään saatavilla olevan tiedon laatua ja määrää.
Kaiken tiedon indeksointi on seuraava askel tietämyksen järjestämisessä. Tässä vaiheessa kaikki kerätyt tiedot ja asiakirjat tallennetaan. Yleensä luokittelu tapahtuu samanaikaisesti indeksoinnin kanssa kaikkien alun perin luokiteltujen tietoryhmien tunnistamiseksi ja merkitsemiseksi. Näiden vaiheiden noudattaminen voi olla vaikeaa manuaalisesti, joten yritykset käyttävät yleensä tietokoneohjelmistoja ja -sovelluksia tehtävien helpottamiseksi. Tietokoneohjelmat ovat myös helpommin saatavilla kaikenlaisten asiakirjojen ja ”tiedon” etsimisessä ja hakemisessa.
Tietojärjestö käsittelee paitsi tietoa, joka voidaan tuoda yritykseen, vaan myös yrityksen sisällä olevaa tietoa ja tietoa. Esimerkkejä sisäisestä tietämyksestä ovat työntekijöiden arvioinnit, työnkulkukaaviot ja vuosittaiset taloudelliset raportit. Kaikki tämä tieto auttaa yritystä määrittämään vahvuutensa ja miten heikkouksia voidaan vähentää ja parantaa. Kun kaikki asiaankuuluva tieto on läsnä, avainhenkilöt voivat järjestää kokouksia ja konferensseja osana tietojärjestöä.
Tämä käytäntö on tärkeä paitsi yrityksille ja liiketoimintaan liittyville aloille, mutta myös arvokas instituutioissa, historiallisissa arkistoissa ja museoissa. Jopa kirjastot noudattavat perinteistä tietämyksen organisointityyppiä luettelokorttien ja hakemistojen kautta kauan ennen tietokoneiden läsnäoloa. Erityisesti museot tarvitsevat kaiken kerätyn tiedon järjestämistä sen varmistamiseksi, että kaikki tiedot ovat aitoja, uskottavia ja yleisön saatavilla. Jopa tietosanakirjat ja almanakit ovat päivittäisiä esimerkkejä tiedon organisoinnista. Yhteenvetona voidaan todeta, että kaikki tietoon luottavat organisaatiot ja yritykset tarvitsevat tiedon organisointiprosessia, jotta kaikki olennaiset tiedot on helppo kerätä, hakea ja ymmärtää.