Tietojen laadunvalvonta on strategia, joka sisältää valvonnan siitä, miten tietoja käytetään sovelluksen tai jonkin prosessin aikana. Ajatuksena on varmistaa, että tiedot eivät ole vioittuneet käytön aikana ja että ne ovat elinkelpoisia käytettäväksi tulevissa tehtävissä. Valvontamenettelyt otetaan yleensä käyttöön, kun tiedot ovat käyneet läpi laadunvarmistusprosessin, joka auttaa varmistamaan, että käytettävissä olevat tiedot ovat tarkkoja, täydellisiä ja yhdenmukaisia.
On tärkeää huomata, että sekä tietojen laadunvalvonta että tietojen laatuapu ovat tärkeitä hyödyllisen tiedon ylläpitämisessä. Laadunvarmistusprosessissa keskitytään pääasiassa tietojen tarkistamiseen sellaisina kuin ne on vastaanotettu, mutta ennen kuin ne lisätään varsinaiseen tietokenttään, jota käytetään eri tarkoituksiin. Esimerkiksi postituslistan ylläpitoon liittyvä laadunvarmistustoiminto edellyttäisi jokaisen osoitteen määrittämistä etukäteen, jotta osoite olisi ajankohtainen, täydellinen ja tarkka. Jos asiakas muuttaa joskus tulevaisuudessa, vankka laadunvarmistus edellyttäisi, että osoitetiedot päivitetään vastaamaan uusinta tilaa.
Tietojen laadunvalvonnalla varmistetaan, että tiedot eivät ole vahingoittuneet tai vioittuneet, kun niitä todella käytetään johonkin tarkoitukseen. Käyttämällä postituslistan esimerkkiä laadunvalvonta tapahtuisi, kun ohjelmistolla luodaan postimerkkejä, jotka eivät vääristä tietoja millään tavalla, kuten siirtämällä postinumerot postitusprojektissa käytettävien osoitteiden joukkoon. Laadunvalvonnan idea on suojata tiedot, jotta ne eivät katoa tai muutu käytön aikana, jolloin tietoja voidaan käyttää toistuvasti muihin tarkoituksiin tulevaisuudessa.
Jos tietojen laadunvalvontaa ei ole, tietojen vioittuminen voi johtaa vakaviin seurauksiin. Valmistustoiminnan osalta vioittuneiden tietojen syöttäminen voi johtaa sellaisten tuotteiden tuotantoon, jotka eivät kuulu asiakkaiden tilausten piiriin, mikä tekee valmiista tuotteesta mahdotonta täyttää pysyviä tilauksia. Korruptio asiakastiedostoissa voi johtaa kaksoislaskutukseen tai mahdollisesti maksujen tekemiseen vääriin laskuihin, mikä johtaa ei-toivottuun vuorovaikutukseen näiden asiakkaiden kanssa. Kun tietojen ylläpito on avainasemassa tehtävissä, joihin liittyy yksilöiden, kuten sairaalassa tai terveydenhuollossa olevien potilaiden, hyvinvointia, tietojen laadunvalvonta auttaa estämään sellaisten väärien tietojen kehittymistä, joilla voi olla haitallinen vaikutus hoitoprosessiin. vaarassa olevan potilaan hengen.
Tietojen laadunvalvonnan ja laadunvarmistuksen yhdistelmän käyttö auttaa pitämään tiedot ajan tasalla, tunnistamaan ja korjaamaan epäjohdonmukaisuudet ja yleensä pitämään tiedot käyttökelpoisina eri tarkoituksiin. Osa tietotekniikkajärjestelmien tehtävää on varmistaa, että tietopankkien ylläpitämiseen käytettävät tallennusohjelmat toimivat oikein ja että tietojen syöttämistä ja päivittämistä koskevia menettelyjä noudatetaan jatkuvasti. Tämä auttaa varmistamaan, että liiketoiminnan kannalta elintärkeiksi katsotut tiedot ovat korkealaatuisia ja kykenevät auttamaan haluttujen tulosten tuottamisessa.