Tietojen laadunvarmistus on yhteinen termi menettelyille, joita käytetään eri tietokantoihin tallennettujen tietojen eheyden ylläpitämiseen. Usein tietojen laadun ylläpitäminen edellyttää esimerkiksi vanhentuneiden tietojen poistamista, ristiin viittaamista eri tietokannoista löytyviin olennaisiin tietoihin ja yleisesti sen varmistamista, että tietokannasta tai tietokantajoukosta löytyvien tietojen kanssa ei ole ristiriitaa. Tämäntyyppinen tietojen puhdistus on jatkuva prosessi, jota pidetään keskeisenä osana tehokasta tiedonhallintaa.
Kaikentyyppiset yritykset harjoittavat tietojen laadunvarmistusta. Liiketoimintarakenteesta riippuen tähän voi liittyä yksinkertaisesti sen varmistaminen, että yksittäisiin tietokantoihin, kuten myyntitietokantaan sekä myyntisaamisiin ja ostovelkoihin, tallennetut tiedot ovat ajan tasalla ja tarkkoja. Muina aikoina tietojen laadunvarmistusprosessi keskittyy kelvollisiin tietoihin ennen niiden varastointia jossakin varmuuskopiointimuodossa varmistaen, että tallennetut tiedot ovat täydellisiä ja tarkkoja tallennusprosessin päivämäärästä lähtien.
Todellinen tietojen laadunvarmistusprosessi keskittyy usein yrityksen tai muun organisaation ylläpitämiin tietoihin mahdollisesti liittyvien erojen tunnistamiseen ja korjaamiseen. Tämäntyyppinen tietojen profilointi tarkoittaisi sen varmistamista, että saman tietokannan tiedot ovat sopusoinnussa toisessa tietokannassa olevien tietojen kanssa. Esimerkiksi asianmukainen tiedonhallinta edellyttäisi, että tietylle asiakkaalle laajennetun hinnoittelun olisi oltava sama sekä myyntitietokannassa että myyntisaamisten tietokannassa. Näin minimoidaan asiakkaiden mahdollisuudet saada epätarkkoja tietoja nykyisestä hinnoittelurakenteestaan, kun he keskustelevat joko myynti- tai kirjanpito -osaston kanssa.
Joissakin tapauksissa tietojen laadunvarmistusprosessi sisältää tietojen muuntamisen johonkin yleiseen muotoon, joten tiedot voidaan arkistoida tai varastoida. Tämä ei ole harvinaista esimerkiksi vuoden lopussa olevien velkojen ja saamisten kanssa. Yhdistämällä tiedot ennen niiden varastointia tiedot tarjoavat täydellisen ja tarkan historian edellisiltä kalenterivuosilta, joita voidaan käyttää tarvittaessa ja tarvittaessa.
Yksi tietojen laadunvarmistuksen sivuvaikutuksista on, että jos järjestelmä kaatuu, tallennettuja päteviä ja arkistoituja tietoja voidaan käyttää olennaisten tietokantojen osittaiseen rekonstruointiin. Jos esimerkiksi yrityksen palvelin kaatuu, levylle tai jopa online -tallennussivustoon tallennetut arkistoidut tiedot voidaan hakea ja ladata uudelle palvelimelle. Tämä jättää tehtäväksi rekonstruoida kaikki tiedot, jotka on syötetty viimeisen järjestelmien tallennuksen jälkeen, sen sijaan, että joutuisi rekonstruoimaan kuukausitietoja manuaalisista tietueista tai maksamaan kohtuuttomia summia saadakseen tietojen palautuspalvelun yrittää poimia tiedot kaatuneesta järjestelmästä palvelin.