Tietojen luokittelu koostuu organisaation tietoresurssien analysoinnista ja luokittelusta tarkoituksenmukaisen pääsyn, tallennuksen ja säilyttämisen määrittämiseksi. Se on kurinalaisuus laajemmalla tiedonhallinnan alalla. Lisäksi se on osa tiedon elinkaaren hallintaa (ILM).
Osana ILM: ää tietojen luokittelu auttaa organisaatiota ymmärtämään tietojensa eri näkökohtia, kuten turvallisuus-, laki- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset, liiketoiminnan tärkeyden, saatavuustarpeet ja sen nykyisen sijainnin. Kun tietojen eri näkökohdat on ymmärretty, voidaan toteuttaa niiden turvallisuutta ja säilyttämistä koskeva politiikka. Luokitusprojektin tulisi toteuttaa liiketoimintaprosessien omistajat ja oikeudelliset ja vaatimustenmukaisuuden edustajat yhteistyössä tietotekniikkaosaston kanssa. Vaikka ohjelmistotyökaluja on saatavilla tietojen keräämiseen ja analysointiin, tietojen luokitteluprosessi on ensisijaisesti manuaalinen ja voi viedä aikaa.
Tietoja pidetään yhtenä kahdesta tyypistä: strukturoituja tai strukturoimattomia. Strukturoitu data löytyy yleensä tietokannoista. Ne ovat usein organisaatiokohtaisia tietoja, kuten työntekijä-, asiakas- ja tuotetiedot. Tyypillisesti tietoihin ei voi päästä suoraan, mutta niihin on päästävä sovellusohjelmointirajapinnan (API) kautta. Strukturoimattomia tietoja löytyy sähköisistä tai paperisista asiakirjoista, sähköposteista tai muunlaisesta vapaamuotoisesta sisällöstä, joka voi sisältää ääni- ja videotiedostoja.
Tietojen luokittelusta voi olla hyötyä organisaatiolle monin tavoin. Todisteita politiikan olemassaolosta ja sen noudattamisesta saatetaan tarvita, jotta voidaan noudattaa taloudellisten tai arkaluonteisten tietojen käsittelyä koskevia viranomaismääräyksiä. Verolainsäädännön vaatimukset ovat yksi esimerkki näistä säännöistä. Tietojen luokittelusta voi olla hyötyä organisaatiolle oikeudellisissa riita -asioissa, koska asianmukainen tietojen luokittelu yhdessä toteutetun ILM -käytännön kanssa varmistaa, että oikeudenkäynnin edellyttämät tiedot ovat saatavilla ja että vieraita tietoja ei ole saatavilla. Organisaatiota voidaan suojata tyytymättömien työntekijöiden toimilta tai työntekijöiden virheiltä luokittelemalla ja rajoittamalla asianmukaisesti omistettuja, erittäin luottamuksellisia ja erittäin salaisia tietoja.
Joitakin muita tietojen luokittelun etuja ovat varmuuskopiointi- ja tallennuskustannusten mahdollinen pieneneminen, koska tietoja ei säilytetä pidempään kuin niiden pitäisi olla. Tietojen tallennusvälineet on myös sovitettava niiden saatavuusvaatimuksiin. Toisin sanoen välittömästi tarvittavien tietojen on oltava tallennuslaitteessa, joka mahdollistaa sen käytön heti, kuten verkkopalvelimella. Tiedot, joita ei tarvita heti, voidaan tallentaa laitteeseen, joka ei tarjoa välitöntä pääsyä, kuten digitaaliseen nauhaan.
Lakisääteisten vaatimusten täyttämisen lisäksi tietojen ymmärtämisestä voi olla muita tärkeitä etuja. Organisaatio, joka on analysoinut ja luokitellut tiedot, saattaa pystyä louhimaan nämä tiedot tehokkaammin päätöksentekoa tai markkinointia varten. Tämä tietojen tehokkaampi käyttö voi parantaa kannattavuutta.