Tietojen puhdistus, joka tunnetaan myös nimellä tietojen pesu, on prosessi, jolla varmistetaan, että tietosarja on oikea ja tarkka. Tämän prosessin aikana tietueiden tarkkuus ja johdonmukaisuus tarkistetaan ja ne joko korjataan tai poistetaan tarpeen mukaan. Tämä voi tapahtua yhdessä tietuejoukossa tai useiden yhdistettävien tai yhdessä toimivien tietojoukkojen välillä.
Yksinkertainen prosessi
Yksinkertaisimmassa muodossaan tietojen puhdistus käsittää henkilön tai henkilöt, jotka lukevat tietuejoukon ja tarkistavat niiden paikkansapitävyyden. Kirjoitus- ja kirjoitusvirheet korjataan, väärin merkityt tiedot on merkitty ja arkistoitu oikein ja puutteelliset tai puuttuvat merkinnät on täydennetty. Nämä toiminnot poistavat usein vanhentuneita tai korjaamattomia tietueita, jotta ne eivät vie tilaa ja aiheuttavat tehottomia toimintoja.
Monimutkainen prosessi
Monimutkaisemmissa toiminnoissa tietojen puhdistus voidaan suorittaa tietokoneohjelmilla. Nämä ohjelmat voivat tarkistaa tiedot useilla käyttäjän päättämillä säännöillä ja menettelyillä. Ohjelma voidaan asettaa poistamaan kaikki tietueet, joita ei ole päivitetty viimeisen viiden vuoden aikana, korjataan kaikki väärin kirjoitetut sanat ja poistetaan kopiot. Monimutkaisempi ohjelma saattaa pystyä täyttämään puuttuvan kaupungin oikean postinumeron perusteella tai muuttaa tietokannan kaikkien kohteiden hintoja toiseen valuuttaan.
Hyödyt
Tietojen puhdistus on erittäin tärkeää kaikesta datasta riippuvaisen liiketoiminnan tehokkuudelle. Jos joillakin tietokannan asiakkailla ei esimerkiksi ole tarkkoja puhelinnumeroita, työntekijät eivät voi helposti ottaa heihin yhteyttä. Jos asiakkaiden sähköpostiosoitteita ei ole muotoiltu oikein, esimerkiksi automaattinen sähköpostijärjestelmä ei pysty lähettämään uusimpia kuponkeja ja erikoistarjouksia. Tietojen puhdistamisen tehtävänä on varmistaa, että järjestelmässä olevat tiedot ovat oikein ja että järjestelmä voi käyttää tietoja. Epätarkat tai epätäydelliset tietueet eivät hyödytä ketään.
Aina kun kahden tietojärjestelmän on toimittava yhdessä, tietojen puhdistus on vielä tärkeämpää. Jos yrityksellä on kaksi sivukonttoria, jotka toimivat useiden samojen asiakkaiden kanssa, ei myöskään kunkin toimialueen tietojen tarvitse olla täydellisiä ja tarkkoja, vaan molemmilla sivuliikkeillä on oltava myös vastaavat tiedot. Kun asiakas päivittää puhelinnumeronsa yhdellä toimipisteellä, toisen toimipisteen tiedot on päivitettävä samoilla tiedoilla parhaan tehokkuuden varmistamiseksi. Tietojen puhdistus ei ainoastaan varmista tietojen oikeellisuutta, vaan myös niiden yhdenmukaisuutta eri tietueiden välillä.
Aina kun paljon dataa tallennetaan, virheet joutuvat hiipimään järjestelmään. Tietojen puhdistuksen tavoitteena on minimoida nämä virheet ja tehdä tiedoista mahdollisimman hyödyllisiä ja mielekkäitä. Ilman tätä prosessia säännöllisesti, virheet ja virheet voivat lisääntyä, mikä johtaa tehottomaan työhön ja lisää komplikaatioita.