Tietojen säilyttäminen on pitkään ollut tärkeää melkein minkä tahansa liiketoiminnan hyvinvoinnin kannalta. Aiemmin tämä tarkoittaa arkistojen säilyttämistä paperiasiakirjoista, jotka voitaisiin hakea tarvittaessa ja tarpeen mukaan, ja pitää nämä asiakirjat usein vuosikymmeniä ennen niiden hävittämistä. Nykyään tietojen sähköinen säilyttäminen on helpottanut tehtävää, mikä onneksi, koska asiakirjojen säilyttäminen on tärkeämpää kuin koskaan, jos yritys haluaa suojella etujaan ja asiakkaidensa etuja.
On olemassa useita erityyppisiä asiakirjoja, jotka tulisi sisällyttää minkä tahansa tyyppiseen tietojen säilyttämisohjelmaan. Kaikki sähköinen viestintä, erityisesti sähköpostit ja salasanasuojatut tiedostot ja muut asiakirjat, ovat olennaisia säilytysprosessille. Sähköisen kirjeenvaihdon ohella kaikenlaiset sopimukset, sopimukset tai muut asiakirjat, jotka sisältävät oikeudellisia vaatimuksia yhtiöltä tai sen puolesta, on säilytettävä myös sen jälkeen, kun nämä asiakirjat on korvattu uudemmilla versioilla. Kuten aikaisemmin, myös paperiset asiakirjat, kuten asiakaslaskut ja -rekisterit, työntekijöiden hakemukset ja henkilöstötiedostojen sisältö sekä terveydenhuoltotiedot, on arkistoitava tehokkaasti.
Yksi tärkeimmistä syistä vakaan tietojen säilyttämisohjelman luomiseen ja ylläpitoon liittyy oikeudellisiin kysymyksiin. Yksinkertaisesti sanottuna, kaikki asiakirjat, jotka liittyvät yrityksen toimintaan, voivat sisältää tietoja, jotka auttaisivat yritystä oikeusjutun sattuessa. Tallennetut asiakirjat helpottavat asiaankuuluvien tapahtumien ja aikataulujen rekonstruointia ja todistavat yrityksen virkamiesten lausunnot siitä, mitä he tekivät ja jättivät tekemättä kyseisessä oikeudellisessa asiassa. Olettaen, että tietojen säilyttämisohjelma on perusteellinen, asiakirjojen tehokas arkistointi voi säästää yritykseltä paljon aikaa ja rahaa kaikenlaisilla oikeustoimilla, mukaan lukien verot, työntekijöihin liittyvät tapaukset tai asiakkaiden kanssa tehdyt sopimukset.
Hyvien tietojen säilyttämistottumusten lisäksi tiedot, jotka voivat olla ratkaisevia oikeudellisten ongelmien ratkaisemisessa, tarjoavat myös mahdollisuuden tarjota erinomaista tukea asiakkaille. Mahdollisuus jäljittää tapahtumia, jotka tapahtuivat vuosia aiemmin tietyn asiakkaan kanssa, voi tasoittaa tietä tänään esille tulleen ongelman hallintaan tai mahdollisesti inspiraation hankkimiseen johonkin uuteen tuotteeseen tai palveluun, joka voi olla houkutteleva useammalle kuin yhdelle asiakkaalle. Kyky koota raportteja arkistoiduista tiedoista voi auttaa tunnistamaan suuntauksia ja herättämään ideoita, jotka eivät olisi koskaan olleet ilmeisiä. Tästä näkökulmasta tietojen säilyttäminen ei ole vain menneisyyden kirjaamisen luomista ja ylläpitämistä, vaan myös sellaisen resurssin luomista, joka voi auttaa parantamaan liiketoiminnan näkymiä tulevaisuudessa.