Tietojen vähentäminen on termi, jota sovelletaan liiketoimintakäytäntöön, jossa kerätään, analysoidaan ja lopulta muutetaan suuria tietomääriä sarjaan yhteenvetoraportteja. Tietojen vähentämisprosessin ajatuksena on tarjota täydellinen, mutta hieman yksinkertaistettu muoto, jota voidaan käyttää suhteellisen helposti liiketoiminta -asetuksissa. Prosessiin voidaan käyttää useita erilaisia lähestymistapoja, kuten tietojen vähentämistekniikoiden ja -järjestelmien valinta riippuen tietojen luonteesta ja siitä, miten yhteenvetoraportit on rakennettava, jotta tiedot voidaan esittää täydellisesti ja kattavasti.
Yksi tärkeimmistä tehtävistä kaikentyyppisissä tietojen vähentämistoimissa on kaiken tähän tarkoitukseen kerättyjen tietojen järjestäminen. Toisinaan tämä prosessin osa keskittyy jonkinlaisen järjestyksen luomiseen tiedoille, johon kuuluu priorisointi johdonmukaisella tavalla, käyttämällä hyvin määriteltyjä kriteereitä toiminnan tukemiseksi. Tietojen tyypistä riippuen ei ole epätavallista sisällyttää tiettyjä lukuja pyöristykseen, jotta tietojen käsittely on helpompaa yhteenvedon aikana. Lopuksi tietojen järjestäminen taulukoiksi, sarakeraportteiksi tai muiksi merkinnöiksi tai muotoiluksi voi olla tarpeen, jotta raporttien vastaanottajat voivat seurata yksinkertaistettujen tietojen logistiikkaa suhteellisen helposti.
Aiemmin prosessi, jossa käytiin läpi käytettävissä olevat tiedot ja priorisoitiin ja järjestettiin tiedot hyödyllisiin muotoihin, suoritettiin manuaalisesti. Prosessi voi kestää kuukausia tai jopa vuosia riippuen tietojen määrästä ja tietojen kohdeyleisöstä. Koska nykyään on luotu ohjelmistopaketteja, jotka on suunniteltu käsittelemään eri muodoissa olevia tietoja, raportit voidaan laatia päivissä tai viikkoissa. Useimmat ohjelmistotyypit voivat kerätä tietoja useista eri tietokannoista ja auttaa lajitteluprosessissa.
Tietojen muokkaamismenetelmien käyttäminen yksinkertaistettavien tietojen esittämiseksi helppolukuisina raportteina on tärkeää lähes kaikenkokoisille yrityksille. Käytetyt tiedonvähennysjärjestelmät voivat auttaa laatimaan johtajille hyödyllisiä tehokkuus- ja tuotantoraportteja tai auttamaan myyntijoukkoja ymmärtämään paremmin nykyisten kampanjoiden tai yrityksen edellyttämien myyntimenettelyjen tehokkuutta. Tietojen muokkaus ja koodaus voivat myös osoittautua hyödyllisiksi osoitettaessa sijoittajille uuden tuotteen lanseeraukseen liittyvää potentiaalia.